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Centro de Ayuda
Centro de Ayuda
0. Introducción
0. Introducción
La plataforma C365 tiene como propósito ofrecer a los usuarios herramientas y funcionalidades, para cubrir las necesidades en la gestión de tareas en tiempo real, ofreciendo a los administradores y usuarios una solución eficiente, dónde manejar todas las actividades relacionadas con la administración de comunidades.
La parte web de la plataforma C365 permite a los usuarios-administradores configurar todas las comunidades y acceder a las funcionalidades del sistema.
La aplicación móvil, disponible para IOS y Android, habilita a los usuarios propietarios el acceso en tiempo real de todas funcionalidades de la app, previamente configuradas por el administrador.
Entre las principales características se incluyen:
Desde la web, los usuarios-administradores acceden a la información de sus comunidades:
Gestión de incidencias: Se establecen una serie de procesos encaminados a la solución y cierre de una incidencia desde el momento en que el usuario, a través del móvil, o el administrador, desde la web, crean una incidencia. El proveedor la recibe por correo electrónico y accede a la actualización de la incidencia, dejando un registro en la plataforma y notificando automáticamente a todos los implicados.
Gestión de proveedores: La gestión de proveedores ofrece varias ventajas, permitiendo que cada administrador asigne a cada proveedor contratado una o varias actividades para la prestación de servicios en una determinada comunidad. Proporcionamos herramientas para la gestión, comunicación y coordinación con los proveedores, lo que facilita el seguimiento de la prestación de sus servicios.
Gestión de zonas de reserva: Puedes configurar las zonas comunes de tu comunidad, poniendo horarios, limitaciones y opciones de compra de abonos. Pueden configurarse cuantas zonas comunes se dispongan, y puede hacerse en pocos minutos. Los usuarios pueden reservar y gestionar en tiempo real actividades y espacios comunitarios.
Gestiona las juntas y votaciones: Puedes configurar las juntas que desees, incluyendo la documentación asociada, votaciones, envío de avisos a los móviles de los participantes, y la apertura y cierre de acceso a junta virtual, si lo deseas. Además, puedes ejecutar el proceso de control físico de asistencia mediante la lectura de un simple QR en sala. Por último, puedes activar la delegación de voto a través de la app del propietario.
Definición de roles: Esta funcionalidad permite asignar roles y permisos a los usuarios, determinando su acceso a diferentes funcionalidades de la plataforma. Los roles pueden asignarse a carpetas de documentación y a las juntas/reuniones, restringiendo el acceso a los usuarios con roles específicos. En la gestión de votaciones, se pueden crear votaciones limitadas a ciertos roles, entre otras funciones.
Notificaciones: Ofrece un sistema de notificaciones en tiempo real para mantener a los usuarios informados sobre eventos importantes, actualizaciones de incidencias, comunicaciones de proveedores, entre otros. Proporcionamos al administrador un lugar centralizado para acceder y revisar todas las notificaciones recibidas, facilitando la gestión y el seguimiento de las comunicaciones dentro de la plataforma web y app. Además, el administrador podrá analizar los resultados de los envíos realizados.
Despacho del administrador: El administrador puede gestionar las categorías de los empleados de su despacho, asignarles tareas y roles. Además, desde esta gestión, podrá dar de alta centros de trabajo para llevar el control horario de sus empleados. También, en esta funcionalidad, dispone de una carpeta de documentación general para enviar documentos a todas las comunidades simultáneamente.
La gestión de control de horario laboral puede realizarse sobre los empleados de la comunidad. Incluye geolocalización, lo que obliga a los usuarios a estar en su lugar de trabajo al realizar la transacción.
1. Funcionalidad principal
1. Funcionalidad principal
La funcionalidad principal en la navegación pasa por usar la herramienta web, así como, la app móvil.
El entorno web está enfocado al uso de los usuarios administradores, el entorno móvil para los propietarios y administradores.
En el entorno web sólo habrá un acceso directo por parte de los usuarios administradores, desde la plataforma móvil se deberá seguir un proceso que empieza en bajar la aplicación y registrarse de acuerdo con las condiciones previamente en cada una de sus comunidades.
Existe un sistema de apoyo en cada una de las ventanas donde un semáforo activado irá indicando en cada transacción en que estado está cada registro y si es necesario realizar alguna corrección.
1.1. Plataforma web - Registro, navegación y accesos
1.1. Plataforma web - Registro, navegación y accesos
REGISTRO El administrador no requiere registro en nuestra plataforma web. Simplemente seleccionando el módulo "Comunidades", podrá comenzar a gestionar todos sus despachos con sus respectivas comunidades en C365.
NAVEGACIÓN En la cabecera de la pantalla de inicio, habrá un desplegable en el menú izquierdo con todos los despachos que tenga el administrador (uno ó varios), desde dónde podrá seleccionar a cual quiere acceder, permitiéndole cambiar de despacho en cualquier momento durante su navegación, sin tener que volver al inicio.
El panel de control, ubicado en el menú de inicio, ofrece una vista general de datos y herramientas para una gestión eficaz de la plataforma.
Proporciona al usuario información global en tiempo real y resume datos de diversos procesos, accesibles a través de las tablas y gráficos.
ACCESOS Para acceder a la plataforma, simplemente selecciona el módulo "Comunidades" C365.
A continuación, verá en pantalla el primer despacho de su lista (con los datos proporcionados por su integración), que incluye todos los accesos necesarios para comenzar a configurar las comunidades de ese despacho.
Además encontrará un tutorial que le guiará sobre la navegación básica.
1.2. Aplicación móvil - Registro, navegación y accesos
1.2. Aplicación móvil - Registro, navegación y accesos
REGISTRO El usuario, denominado “vecino”, puede descargar la aplicación móvil CAF365 desde la App Store de iOS o Google Play para dispositivos Android.
Para registrarse, dispone de dos opciones de código:
Un código único proporcionado de manera exclusiva por el administrador.
Un código comunitario aplicable a toda la comunidad de usuarios.
En ambos casos, el usuario deberá seguir los pasos correspondientes, completando y confirmando sus datos para quedar debidamente registrado en la aplicación.
Al abrir la aplicación, el usuario iniciará el proceso de registro introduciendo el código facilitado por el administrador.
Todo proceso de registro concluye con el envío de un correo electrónico a la dirección proporcionada durante el registro. En este correo, el usuario deberá confirmar su cuenta haciendo clic en el enlace adjunto. Una vez realizada la confirmación, podrá empezar a utilizar la app C365.
NAVEGACIÓN La navegación en C365 es intuitiva y no requiere de formación previa. Sin embargo, para quienes deseen obtener más información sobre los procesos de la app móvil, pueden acceder a [Ir a app móvil] para consultar detalles adicionales.
ACCESOS
Inicialmente, el usuario deberá introducir su correo electrónico y contraseña en el menú de acceso. A partir de ahí, la aplicación móvil lo dirigirá al menú principal, donde podrá gestionar todas sus necesidades.
El menú principal ofrece opciones estándar para que el propietario acceda a los principales procesos tales como:
Incidencias, Documentos, Zonas de reserva y Juntas / Votaciones.
En esta misma pantalla inicial, el usuario también podrá realizar otras gestiones, como consultar notificaciones, activar el botón de SOS, registrar el fichaje laboral de empleados, entre otras funcionalidades.
Mapa de acceso desde app
2. Características principales de la plataforma web
2. Características principales de la plataforma web
Para los usuarios administradores de comunidades de vecinos y usuarios vecinos, nuestra plataforma web ofrece herramientas que facilitan y optimizan la gestión diaria de tareas.
Entre las prestaciones disponibles se incluyen: la programación de reservas en instalaciones, el registro y resolución de incidencias, el almacenamiento de documentos importantes y la generación de informes sobre la gestión de la comunidad, entre otras funcionalidades.
A continuación se detallan todas las prestaciones disponibles para la administración de comunidades y usuarios desde la plataforma web C365.
2.1. Menú de navegación
2.1. Menú de navegación
Desde el acceso al módulo C365 dentro de la plataforma web, el menú inicial está diseñado para facilitar las opciones de navegación, proporcionando un cuadro de mandos que permite acceder de forma sencilla a las distintas funcionalidades para la gestión de las comunidades. La interfaz es intuitiva y de fácil acceso, tanto para admisitradores de fincas para otros usuarios autorizados.
Menú principal
El menú inicial proporciona acceso rápido a las siguientes secciones principales:
Comunidades: Gestión de todas las comunidades de vecinos, incluyendo información de contacto y detalles relevantes.
Incidencias: Registro y seguimiento de problemas que requieren atención dentro de las comunidades.
Proveedores: Gestión y actualización de proveedores externos.
Roles: Asignación de roles dentro de las comunidades.
Notificaciones: Envío de comunicaciones y avisos a los usuarios.
Despacho: Acceso a herramientas y funciones administrativas para realizar tareas relacionadas con la gestión de las comunidades.
2.2. Gestión de Comunidades
2.2. Gestión de Comunidades
En nuestra plataforma C365 el acceso al menú Comunidades se realiza a través del menú inicio de la web.
Al ingresar en el menú Comunidades, el administrador podrá acceder y gestionar toda la información relacionada con las comunidades bajo su administración mediante las siguientes funciones detalladas a continuación.
Menú principal - opción "Comunidades"
Ventana principal gestión de comunidades
Gestión completa del despacho: Control total de las funciones administrativas desde la plataforma, permitiendo al administrador gestionar todas sus actividades de manera centralizada.
Tramitación de alta o baja de comunidades: Posibilidad de dar de alta o baja una comunidad en la plataforma C365.
Acceso a la lista de comunidades: Consulta de la lista completa de comunidades con todos los datos detallados, y opción de filtrar por la comunidad que se desea gestionar.
Actualización de información de la comunidad: Selección de la comunidad para actualizar su información, gestionar documentación, y administrar tanto el código de registro de la comunidad como el de los usuarios asociados.
Gestión de incidencias: Registro y seguimiento eficiente de incidencias en cada comunidad.
Supervisión de proveedores y actividades: Gestión de proveedores externos y de actividades internas en la comunidad.
Definición de roles: Asignación y configuración de roles dentro de cada comunidad.
Organización de juntas y votaciones: Programación de juntas de vecinos y realización de votaciones para decisiones importantes.
Configuración de reservas y control de centros de trabajo: Gestión de reservas de zonas comunes y supervisión de centros de trabajo en cada comunidad.
Para mas detalle sobre los procesos de gestión en la comunidad, puedes consultar la siguiente sección del centro de asistencia:
2.2.1. Gestión de Juntas
2.2.1. Gestión de Juntas
El acceso para la gestión de juntas se realiza a través de la siguiente ruta desde el menú de inicio: "Comunidades > Detalle de Comunidad > Juntas". Allí se mostrará una tabla con el listado general de todas las juntas del despacho del administrador, incluyendo los datos detallados de cada junta.
Desde esta sección los usuarios-administradores podrán realizar diferentes acciones, tales como:
Configurar juntas: Crear nuevas juntas, publicar convocatorias, generar códigos QR para el registro de asistentes, y habilitar conexiones por videoconferencia (relacionadas o no con la junta), entre otras opciones.
Gestionar la documentación: Acceder y administrar la documentación asociada a cada junta en su detalle.
Gestionar roles y votaciones: Asignar roles a los participantes y gestionar las votaciones de cada junta.
Para más detalles sobre los procesos de gestión en la comunidad, puedes consultar la siguiente sección del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Juntas
2.2.2. Gestión de Votaciones
2.2.2. Gestión de Votaciones
El acceso para la gestión de votaciones se realiza a través de la siguiente ruta desde el menú de inicio: "Comunidades > Detalle de Comunidad > Votaciones". Una vez que el administrador acceda a la sección de votaciones, se mostrará una ventana principal con un listado de todas las votaciones de la comunidad seleccionada previamente.
En esta ventana se mostrará información relevante, incluyendo la junta asociada a cada votación, el estado de publicación de la votación y los resultados obtenidos hasta el momento.
Al seleccionar cualquier votación en la ventana principal, se accederá al detalle de dicha votación. Desde allí, el usuario-administrador podrá configurar los criterios y tipos de votación, publicar los resultados, asociar juntas a votaciones, gestionar los roles de los participantes y enviar avisos relacionados con las votaciones.
Para mas detalles sobre los procesos de gestión en la comunidad, puedes consultar la siguiente sección del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Votaciones
2.2.3. Gestión de Documentación
2.2.3. Gestión de Documentación
El acceso para la gestión de documentación se realizará a través de la siguiente ruta desde el menú de inicio: "Comunidades > Detalle de Comunidad > Documentación".
Cuando el administrador accede al menú "Documentación" se encontrará con una ventana que muestra una lista de carpetas predefinidas por el sistema, las cuales están vacías inicialmente. Esta funcionalidad ofrece al administrador la flexibilidad de trabajar con la estructura de carpetas existente o modificarla según sus preferencias, incluyendo la posibilidad de eliminar carpetas existentes y añadir nuevas según sea necesario.
La carpeta de Junta Propietarios es una estructura predefinida y no se puede modificar ni eliminar. Para cada nueva junta convocada, se creará automáticamente una subcarpeta con el nombre correspondiente a la fecha de la junta. Estas subcarpetas son accesibles desde ambos entornos: del entorno de Documentación y el de Juntas.
Puedes cargar, gestionar y compartir archivos entre carpetas de manera sencilla. Accede, descarga y controla todos los documentos en cada comunidad. Además, puedes enviar avisos a los usuarios adjuntando archivos, con opciones a nivel de documento o carpeta según roles asignados. También puedes enviar notificaciones por correo electrónico.
Al seleccionar cada carpeta, se mostrará su detalle, permitiéndote añadir, eliminar, modificar y asignar roles a carpetas y subcarpetas.
Para mas detalle sobre los procesos de gestión en la comunidad, puedes consultar la siguiente sección del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Documentos
2.2.4. Gestión de Incidencias
2.2.4. Gestión de Incidencias
El acceso para la gestión de actividades se realizará de dos formas distintas.
A través de "Inicio > Comunidades > Detalle de Comunidad > Incidencias".
A través de "Inicio > Incidencias"
En la plataforma web, tendrás acceso a todos los datos de cualquier tipo de incidencia, pudiendo revisar su curso hasta su cierre. Existen cuatro tipos de incidencias disponibles: Averías, Siniestros, Solicitudes y Consultas, las cuales se unifican en una misma tabla. Además, se registrará el nombre del usuario-administrador que haya realizado la acción de dar de alta una incidencia, ya sea en su nombre ó en nombre de otro usuario.
Tendrás acceso completo para crear, compartir, editar, buscar, actualizar y eliminar incidencias en tiempo real, manteniéndote informado sobre la trazabilidad de cada incidencia hasta su cierre y por cada implicado.
Para mas detalle sobre los procesos de gestión en la comunidad, puedes consultar la siguiente sección del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Incidencias
2.2.5. Gestión de Actividades
2.2.5. Gestión de Actividades
El acceso para la gestión de actividades se realizará a través de dos formas distintas:
A través de "Inicio > Comunidades > Detalle de Comunidad > Actividades > Detalle de Actividad".
A través de "Inicio > Proveedores > Detalle de Proveedor > Actividades".
Se mostrará una tabla dónde la primera columna tendrá una opción de selección para las actividades que se mostraran en la aplicación de los usuarios registrados.
Podrás crear, modificar y eliminar actividades para configurar tus acciones, registrando el nombre del usuario-administrador que realice cada acción. Sin embargo, la actividad "Siniestros", que no podrá ser eliminada en ningún caso.
Desde la sección de actividades, el usuario-administrador puede asociar proveedores a las actividades de la comunidad utilizando un listado predefinido.
La actividad "Siniestros" de la compañía de seguros estará fija en la parte superior del listado de actividades. Al seleccionar "Siniestros", se habilitarán los campos a completar (Proveedor, Compañía de Seguros y N.º de Póliza). Estos campos se replicarán en la app de los usuarios, desde donde podrán crear incidencias relacionadas con siniestros en la comunidad.
Los usuarios, desde su app, pueden reportar incidencias relacionadas con actividades a proveedores o al administrador, manteniendo una comunicación fluida hasta su cierre y gestionando las incidencias en sus comunidades.
Para mas detalle los procesos de gestión en la comunidad, puedes consultar la siguiente sección del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Actividades
2.2.6. Gestión de Usuarios
2.2.6. Gestión de Usuarios
El acceso para la gestión de usuarios se realizará a través de la siguiente ruta desde el menú Inicio: "Comunidades > Detalle de Comunidad > Usuarios".
Cada vez que se acceda a esta ventana, se mostrará una tabla con todos los usuarios de la comunidad, estén registrados o no en C365. A simple vista, se podrán observar los datos básicos de los usuarios. Al pulsar sobre un usuario, se accederá a la pantalla de detalle de ese usuario. En esta pantalla, se mostrarán datos mas detallados y se podrán completar otros campos para el correcto funcionamiento de la aplicación.
Para mas detalles sobre los procesos de gestión en la comunidad, puedes consultar la siguiente sección del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Usuarios
2.2.7. Gestión de Zonas Comunes
2.2.7. Gestión de Zonas Comunes
El acceso para la gestión de reservas de zonas comunes se realizará a través de la siguiente ruta desde el menú Inicio: "Comunidades > Detalle Comunidad > Reservas Zonas Comunes"
Cada vez que se acceda a esta ventana ,se mostrará una tabla que refleja las zonas creadas por comunidad. El administrador podrá ver las zonas de reserva configuradas haciendo clic en cualquier parte de la fila correspondiente. Esto lo llevará a la pantalla de detalle, dónde podrá gestionar las siguientes opciones: Usuario Registrador, Tipos de Zonas de Reserva, Historial de reservas, Gestión de horarios y Stock de Reservas, Control de Abonos y Apertura de Puerta Automática.
Las zonas comunes gestionan las áreas de reserva de la comunidad mediante la aplicación.
IMPORTANTE: Modificar datos críticos reinicia las reservas futuras y se advierte al usuario sobre las cancelaciones. Si procede, se restituye la reserva y se notifica al usuario.
Hay varios tipos de reserva que requieren un tratamiento especial: derechos de reserva por multipropietario y derechos de reserva por inquilino.
Para mas detalle sobre los procesos a gestionar en la comunidad, puedes ir a la siguiente parte del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Zonas de reserva
2.2.8. Gestión de Centros de Trabajo
2.2.8. Gestión de Centros de Trabajo
El acceso para la gestión de centros de trabajo se realizará a través de la siguiente ruta desde el menú Inicio: "Comunidades", "Detalle Comunidad", "Centros de Trabajo". Cada vez que se accede a esta ventana, se mostrará una tabla con los datos generales de los centros de trabajo. Al hacer clic en un centro de trabajo en la página principal, podrás modificar características y usuarios asociados en una pantalla de detalle.
Una vez creado el centro de trabajo, los usuarios registrados de tu comunidad que hayas asociado podrán fichar en ese centro a través de la app del móvil, incluyendo sistema de control horario por geolocalización.
Para supervisar el horario tanto de personal externo como del personal de limpieza u operarios, puedes dar de alta manualmente a estas personas en la gestión de usuarios de la comunidad, sin asignarles una vivienda específica. Debes marcarlas para fichar y asociarlas a un centro de trabajo, además de asignarles un rol que no les otorgue acceso a las funcionalidades de la comunidad. De esta manera, podrán utilizar la app para fichar mediante un código de registro proporcionado por el administrador.
Para mas detalle sobre los procesos a gestionar en la comunidad, puedes ir a la siguiente parte del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Centros de Trabajo
El acceso al menú de "Proveedores" se realizará de dos formas distintas. La primera es a través de "Inicio, Proveedores". La segunda es a través de "Inicio, Comunidades, Detalle de Comunidad". Se mostrará una tabla con todos los proveedores del despacho del administrador, junto con todos los detalles de sus datos.
Los proveedores serán importados desde Conecta, y también podrás añadir uno nuevo localmente completando todos los campos necesarios. El nombre del usuario-administrador que realiza el registro se guardará automáticamente.
Asocia proveedores con siniestros y con actividades necesarias para la comunidad. Todos los proveedores deben estar asociados al menos a una actividad o al administrador, para recibir incidencias.
Desde detalle de proveedor, accede al seguimiento en tiempo real de cada incidencia generada en la comunidad, asegurando que se está trabajando en su resolución de manera adecuada.
Cuando un administrador se da de baja en una comunidad, el sistema ofrecerá al nuevo administrador el archivo que contiene todos los proveedores cargados por el administrador anterior en esa comunidad.
Para mas detalle sobre los procesos a gestionar en la comunidad, puedes ir a la siguiente parte del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Proveedores
2.4. Gestión de Roles
2.4. Gestión de Roles
El acceso al menú de "Roles" se realiza a través del menú inicio de la web. Cuando el administrador entre en este menú, accederá a una nueva ventana que contendrá una tabla dónde se encontrará un listado con todos los roles predefinidos por el sistema en el despacho. Se podrán ver los roles y las funcionalidades a las que tendrá acceso cada uno de ellos.
Al pulsar en la línea correspondiente a un rol en la página principal de roles, se accede al detalle de ese rol, donde se mostrarán los datos más específicos y se permitirá la modificación de sus permisos de acceso si es necesario.
Para mas detalle sobre los procesos a gestionar en la comunidad, puedes ir a la siguiente parte del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Roles
2.5. Centro de Notificaciones
2.5. Centro de Notificaciones
El acceso al menú de "Notificaciones" se realiza a través del menú inicio de la web.
Cuando el administrador entre en este menú, accederá a una nueva ventana que contendrá una tabla desde dónde se mostrará una lista con los datos principales de las notificaciones del despacho juntas.
Desde la página principal de notificaciones, al seleccionar una notificación, se accede a la pantalla de detalle de dicha notificación. En esta pantalla se mostrarán los datos más específicos y se podrá consultar el reporte de los envíos.
Para mas detalle sobre los procesos a gestionar en la comunidad puedes ir a la siguiente parte del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Notificaciones
2.6. Gestión Despacho Administrador
2.6. Gestión Despacho Administrador
El acceso al menú de "Despacho Administrador" se realiza a través del menú inicio de la web. Cuando el administrador entre en este menú, accederá a una nueva ventana que contendrá una tabla con todos los usuarios administradores que tenga en el despacho.
Se mostrarán los datos del despacho, categorías, los roles y las funcionalidades asignadas a cada uno de los usuarios administradores.
Pulsando sobre la página principal del despacho de un usuario administrador, se accede a la pantalla de detalle de ese usuario, desde donde se podrán modificar las funcionalidades a las que puede acceder cada usuario administrador.
Para mas detalle sobre los procesos a gestionar en la comunidad, puedes ir a la siguiente parte del centro de asistencia:
Ventana detalle de la comunidad -Acceso a Despacho Administrador
3. Características principales de aplicación móvil
3. Características principales de aplicación móvil
La tecnología móvil de C365 es una aplicación que facilita la comunicación y la colaboración entre los vecinos de una comunidad y su administrador.
Es un espacio virtual donde los vecinos pueden reportar incidencias, consultar documentos, reservar áreas comunes, participar en juntas y votaciones virtuales, recibir avisos, solicitar cambios de datos y certificados, hacer consultas al administrador y registrar asistencia si son empleados de la comunidad.
Los usuarios tendrán acceso a todas sus comunidades que tengan dadas de alta en nuestra aplicación C365, seleccionándolas según sus necesidades con un sólo clic desde su perfil de usuario.
Para mas detalle sobre los procesos a gestionar en la comunidad, puedes consultar la siguiente sección del centro de asistencia:
3.1. Menú de navegación
3.1. Menú de navegación
Desde el acceso al módulo C365 dentro de la aplicación móvil, el menú inicial está organizado para facilitar la navegación, proporcionando acceso a las diferentes funcionalidades disponibles para cada comunidad. Esta diseño es fácilmente accesible e intuitivo, tanto para los administradores de fincas como para los usuarios vecinos.
El menú inicial proporciona acceso rápido a las siguientes secciones principales:
Incidencias: Registro y seguimiento de problemas que requieren atención dentro de las comunidades.
Documentación: Consulta de toda la documentación de las comunidades.
Zonas Comunes: Reserva de zonas y control de accesos.
Juntas Virtuales: Realiza encuestas, votaciones y juntas por canal privado.
Notificaciones: Envío de comunicaciones y avisos.
Botón SOS: Envío de geo-posición e identidad a tus vecinos ante una situación de emergencia.
Control horario empleados: Acceso al control horario para los empleados de la comunidad.
3.2. Gestión de Incidencias
3.2. Gestión de Incidencias
Al pulsar el botón "Incidencias" en el menú inicial, se abre una pantalla con botones para notificar diferentes tipos de Incidencias: "Averías", "Siniestros", "Solicitudes" y "Consultas".
Tras acceder a Incidencias, se encuentra el botón "Mis Incidencias", que indica las incidencias no leídas. Al pulsarlo, se accede a una vista rápida con el detalle de las incidencias de la comunidad.
En el detalle de una incidencia, el usuario puede añadir comentarios, imágenes o documentos que se compartirán con todos los involucrados. Si otro usuario realiza una modificación, se enviará una notificación y la incidencia se marcará como "No leída".
Desde la vista rápida de incidencias, el usuario puede volver a marcar una incidencia como no leída, cerrarla o archivarla. Tanto el usuario que registró la incidencia como el administrador, desde la plataforma web, podrán cancelarla.
Para más información sobre la gestión de procesos de la app en la comunidad, dirígete a la siguiente sección del centro de asistencia:
3.3. Gestión de Documentación
3.3. Gestión de Documentación
Al pulsar 'Documentación' en el menú inicial, se abre una pantalla con las carpetas definidas por el administrador. Los documentos en estas carpetas pueden consultarse, descargarse o enviarse por chat o correo
Los usuarios reciben notificaciones cuando se añaden nuevos documentos y pueden abrirlos directamente desde la notificación.
La carpeta 'Mi Carpeta' es privada para cada usuario.
Para acceder desde un PC, los usuarios pueden ingresar a la dirección xxxxx e iniciar sesión con su correo y contraseña.
Para más información sobre la gestión de procesos de la app en la comunidad, dirígete a la siguiente sección del centro de asistencia:
3.4. Gestión de Zonas Comunes
3.4. Gestión de Zonas Comunes
Al pulsar 'Zonas Comunes' en el menú inicial, se abre una pantalla con las zonas comunes de la comunidad."
Al seleccionar una zona para reservar, se muestra un texto informativo sobre el uso de datos personales en caso de incidencias y la opción de realizar la reserva en nombre de otro usuario. Un menú desplegable permite elegir al usuario, y la reserva se registra a nombre del seleccionado, quedando constancia en el historial del administrador.
Después de leer y aceptar las condiciones de privacidad, se accede a una pantalla con los siguientes apartados: "Calendario", "Control de Abonos", "Slot de reserva".
Para más información sobre la gestión de procesos de la app en la comunidad, dirígete a la siguiente sección del centro de asistencia:
3.5. Gestión de Juntas Virtuales
3.5. Gestión de Juntas Virtuales
Al pulsar "Juntas virtuales y Votaciones" en el menú inicial, se abre una pantalla con una conexión de vídeo (cerrada) y el listado de votaciones de la comunidad. En la parte inferior, hay un botón "Ir a mis juntas".
Al pulsarlo, se accede a una pantalla con el listado de todas las juntas de la comunidad.
Solo el botón de la junta abierta estará activado. Al pulsar el botón activo, se accede a una pantalla para ingresar a la videoconferencia. Se debe pulsar 'Entrar en la sesión de la junta' y aceptar un mensaje que prohíbe captar y difundir audios, fotos o videos. Una vez aceptado, se puede acceder a la junta.
Dentro de la junta, al pulsar sobre la imagen, aparecen herramientas para configurar el acceso (micrófono, cámara, levantar la mano, salir, etc.).
Es posible salir y volver a entrar mientras la junta esté abierta."
Además del acceso a la videoconferencia, se pueden ver las votaciones relacionadas, un botón para acceder a la documentación de la junta y un botón para descargar un QR de asistencia física a la junta.
Para más información sobre la gestión de procesos de la app en la comunidad, dirígete a la siguiente sección del centro de asistencia:
3.6. Gestión de Notificaciones
3.6. Gestión de Notificaciones
En la barra inferior del menú inicial, hay un icono de "Notificaciones" que muestra el número de notificaciones no leídas. Al pulsarlo, se accede al Centro de Notificaciones, donde aparece una lista con las notificaciones del usuario.
Las notificaciones pueden recibirse por diversas razones: avisos del administrador, nuevos documentos, votaciones, juntas, incidencias, etc. La última notificación recibida siempre aparece en primer lugar.
Desde este menú, se puede:
Acceder al detalle de una notificación pulsando sobre ella.
Ver si la notificación está leída o no.
Deslizar una notificación hacia la izquierda para borrarla o marcarla como no leída.
Seleccionar varias notificaciones para aplicar cambios a la vez."
Para más información sobre la gestión de procesos de la app en la comunidad, dirígete a la siguiente sección del centro de asistencia:
3.7. Botón SOS
3.7. Botón SOS
En situaciones de emergencia (peligro, salud, etc.), los usuarios pueden usar el botón rojo "SOS" en la barra inferior del menú inicial. Al pulsarlo, aparece una ventana para confirmar o cancelar la petición de ayuda.
Si se pulsa "Confirmar", el sistema:
Envía una notificación inmediata a todos los usuarios registrados, indicando tu geolocalización (requiere que la app CAF 365 tenga permisos de geolocalización).
Marca una llamada al 112 en el móvil del usuario.
Todos los usuarios registrados reciben el mensaje de alarma, por lo que se recomienda usar esta funcionalidad con responsabilidad para evitar falsas alarmas.
Las notificaciones pueden recibirse por diversas razones: avisos del administrador, nuevos documentos, nuevas votaciones, juntas, incidencias, etc. La última notificación recibida siempre aparece en primer lugar.
Desde este menú, se puede:
Acceder al detalle de una notificación pulsando sobre ella.
Ver si la notificación está leída o no.
Deslizar una notificación hacia la izquierda para borrarla o marcarla como no leída.
Seleccionar varias notificaciones para aplicar cambios a la vez."
Para más información sobre la gestión de procesos de la app en la comunidad, dirígete a la siguiente sección del centro de asistencia:
3.8. Control Horario
3.8. Control Horario
Los empleados de la comunidad verán el icono "Fichar" en la barra inferior del menú inicial, a la derecha.
Al pulsar "Fichar", accederán a un resumen semanal y podrán registrar un nuevo fichaje, confirmando el centro de trabajo.
El primer fichaje del día es la entrada y los siguientes alternan entre entrada y salida.
Es necesario estar en el centro de trabajo con la geolocalización activada. Todos los fichajes se archivan automáticamente.
El primer fichaje del día es la entrada, y los siguientes alternarán entre entrada y salida. Es necesario estar en el centro de trabajo con la geolocalización activada. Todos los fichajes se archivan automáticamente.
Para más información sobre la gestión de procesos de la app en la comunidad, dirígete a la siguiente sección del centro de asistencia:
4. Soporte
4. Soporte
La plataforma web ofrece dos tipos de soporte enfocados a resolver las dudas de los usuarios, para mejorar la experiencia y proporcionar asistencia adaptada a las necesidades, ofreciendo soluciones satisfactorias.
Chat IA Jorge: Ofrece soporte instantáneo las 24 horas al día mediante asistencia automatizada respondiendo preguntas comunes, proporcionando orientación sobre cómo utilizar la plataforma y resolviendo problemas básicos. Si después de la tercera pregunta no puede resolver la consulta, el usuario será remitido al equipo de soporte.
Soporte técnico: Ofrece respuestas rápidas y efectivas a las preguntas y problemas de los usuarios. Esta disponible para ayudar a los usuarios a superar cualquier obstáculo técnico que puedan encontrar al utilizar la plataforma, tales como:
Resolución de problemas técnicos: Solución de los problemas técnicos que los usuarios puedan encontrar al utilizar la plataforma.
Asistencia en la configuración: Ayuda para configurar correctamente la cuenta, guiando a los usuarios a través de cada proceso.
Actualizaciones y mantenimiento: Información sobre las actualizaciones de la plataforma y asistencia en caso de problemas durante los procesos de actualizaciones ó mantenimiento.
Recursos: Proporcionar recursos educativos y tutoriales para ayudar a los usuarios a utilizar la plataforma de manera efectiva y eficiente.
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