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Roles
Roles
0. Introducción
0. Introducción
El objeto del presente documento es detallar los principales procesos en cuanto a la gestión de roles dentro de la plataforma C365.
La plataforma permite crear los roles y asignarlos a los usuarios de la plataforma donde, según su perfil, podrán tener determinados privilegios o limitaciones según se defina.
El sistema permite asignar uno o varios roles a los usuarios (en la gestión de Usuarios) para que dependiendo de ese rol asignado, puedan acceder con la app a una, varias o todas las funcionalidades de la plataforma.
También permite asignar roles a carpetas de Documentación para que sólo sean visibles para usuarios que tengan el mismo rol asignado.
Además, también se pueden asignar roles a las Juntas/Reuniones para que sólo puedan acceder los usuarios que tengan el mismo rol asignado.
Lo mismo sucede con la gestión de votaciones, pueden crearse votaciones para que sólo puedan votar aquellos que tengan un rol determinado (por ejemplo, sólo la junta de gobierno puede votar).
1. Navegación y acceso a roles
1. Navegación y acceso a roles
Ruta: Inicio / Roles.
El acceso al menú Roles se realiza desde la página del menú inicio de la web, a través de un botón "Roles" o desde el menú lateral de la misma página.
1.1. Acceso a lista general de roles
1.1. Acceso a lista general de roles
Cuando el administrador entre en el menú Roles accederá a una ventana nueva que tendrá una tabla donde se encuentren todos los roles que tenga definidos en el despacho. Inicialmente siempre tendrá unos por defecto que podrá modificar o eliminar. También podrá crear otros nuevos.
A simple vista pueden verse los roles y las funcionalidades de la app a los que tienen acceso cada uno de ellos.
1.2. Acceso a detalle del rol
1.2. Acceso a detalle del rol
Ruta: Inicio / Roles / Detalle Rol
Pulsando, en la página principal de roles, sobre la línea correspondiente a un rol, se accede a la pantalla detalle de ese rol.
En esta pantalla pueden modificarse las funcionalidades a las que puede acceder cada rol.
El administrador también dispone de un campo de "Observaciones" para poner comentarios sobre las propiedades de ese rol.
2. Gestión de roles
2. Gestión de roles
2.1. Introducción
2.1. Introducción
La plataforma filtra, a través de los roles, el acceso de los usuarios a las cuatro grandes funcionalidades de la app: Incidencias, Documentación, Juntas y Votaciones, así como, Zonas de reserva.
Estos permisos pueden marcarse/desmarcarse de uno en uno o pulsando "acceso a todo".
Si un usuario tiene un rol que restringe el acceso a alguna de las funcionalidades de la app, esa funcionalidad aparecerá inactiva en la app del usuario.
Si un usuario tiene asignados varios roles que tienen permisos opuestos (Ej. con un rol puede acceder a la documentación y con otro, no) el sistema siempre se regirá por el más restrictivo (en el caso del ejemplo, no podría acceder a documentación).
Si un usuario no tiene asignado ningún rol, tendrá acceso a todas las funcionalidades.
2.2. Gestión ventana principal roles
2.2. Gestión ventana principal roles
2.2.1. Ordenar roles
2.2.1. Ordenar roles
Todos los datos de la tabla principal de roles pueden ordenarse de mayor a menor, o de menor a mayor, tanto si se trata de checks o de letras, pulsando sobre la cabecera del dato que se quiera ordenar.
2.2.2. Buscador
2.2.2. Buscador
Sobre la tabla de roles de la página principal, existe un buscador que permite filtrar roles por su nombre.
2.2.3. Roles predefinidos
2.2.3. Roles predefinidos
Cuando el administrador entra por primera vez en el menú Roles de un despacho, se encuentra con unos roles predefinidos por el sistema.
Los roles existentes tienen marcados unos privilegios que se pueden modificar. También pueden eliminarse (excepto Administración e Inquilino) o crearse otros nuevos.
Los roles predefinidos son: Administración, Presidente, Vicepresidente, Vocal, Miembro Comisión, Conserje, Encargado General, Encargado Mantenimiento, Jardinero, Portero, Vigilante, Inquilino, Moroso, Propietario y Empleado Comunidad
2.2.4. Añadir roles
2.2.4. Añadir roles
Cuando un administrador quiera dar de alta un nuevo rol, tendrá que pulsar el botón "Añadir" existente sobre la tabla de roles de la página principal.
Entonces accederá a un menú donde podrá rellenar el nombre y las características que tenga el nuevo rol.
Una vez completados los datos, se activa el botón "Guardar" en la parte inferior derecha de la pantalla.
2.2.5. Baja roles
2.2.5. Baja roles
Cuando un administrador quiera dar de baja un rol, tendrá que pulsar en la tabla de página principal sobre el icono de una papelera en la columna "Acciones" existente a la derecha de la tabla.
El sistema le pedirá confirmación de la baja.
Cuando el administrador vaya a dar de baja un rol, el sistema le dará un mensaje informándole si este rol está activo en alguna gestión. Para dar de baja un rol, primero tendrá que quitarlo de esas gestiones.
2.3. Gestión ventana detalle roles
2.3. Gestión ventana detalle roles
2.3.1. Modificar permisos de acceso
2.3.1. Modificar permisos de acceso
Para modificar los permisos de acceso a la app de un rol, el administrador tiene que entrar al detalle del rol, pulsando sobre la línea de la tabla de la página principal correspondiente a este rol.
Accederá al detalle del rol, donde podrá hacer las modificaciones correspondientes. Una vez hechos los cambios, se activa el botón "Guardar" en la parte inferior derecha de la pantalla.
2.3.2. Gestión de grupos de usuarios para recibir consultas
2.3.2. Gestión de grupos de usuarios para recibir consultas
Se pueden habilitar a algunos usuarios para que reciban consultas o comentarios de otros usuarios desde la aplicación móvil C365.
Hay establecidos tres grupos de receptores de consultas: Administración, Junta de gobierno y Mantenimiento.
Cuando, en la ventana detalle de roles, se adjudica a un rol uno de estos grupos, todos los usuarios que tengan este rol, saldrán en la app de los usuarios como receptores de consultas, en el grupo correspondiente.
Normalmente en el grupo Administración estarán disponibles algunos miembros del despacho del administrador. En el grupo Junta de gobierno estarán disponibles algunos miembros de la junta. Y en el grupo Mantenimiento estarán disponibles los empleados de la comunidad.
El administrador podrá ver todas las consultas que se produzcan, en la gestión de Incidencias del despacho.
Los usuarios de la app tienen acceso a hacer consultas o enviar comentarios desde los botones inferiores del Menú Incidencias/Notificar incidencia de la app. Estos son los pasos:
2.4. Gestión roles en la ventana de Documentación
2.4. Gestión roles en la ventana de Documentación
En la gestión de Documentación, el sistema permite marcar una carpeta o subcarpeta con uno o varios roles, para que esa carpeta sólo sea visible por los usuarios que tengan asignado el mismo rol.
Los roles pueden asignarse en el detalle "carpeta actual: XXX"
Las carpetas que no tengan ningún rol asignado serán visibles para todos los usuarios de la comunidad.
Los roles sólo pueden ponerse a carpetas, no pueden ponerse a documentos.
2.5. Gestión roles en la ventana detalle de Junta
2.5. Gestión roles en la ventana detalle de Junta
En la gestión de Juntas, desde la ventana detalle de Junta, el sistema permite marcar una Junta con uno o varios roles, para que esa junta sólo sea accesible para los usuarios que tengan asignado el mismo rol.
Las juntas que no tengan ningún rol asignado serán accesibles para todos los usuarios de la comunidad.
2.6. Gestión roles en Votaciones
2.6. Gestión roles en Votaciones
En la gestión de Votaciones, el sistema permite marcar una votación con uno o varios roles, para que esa votación sólo sea accesible para los usuarios que tengan asignado el mismo rol.
Los roles pueden asignarse en el detalle de la Votación XXX.
Las votaciones que no tengan ningún rol asignado serán accesibles para todos los usuarios de la comunidad.
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