El objeto del presente documento es detallar los principales procesos en cuanto a la gestión de comunidades dentro del Módulo Comunidad de CAFPortal. 

Desde esta gestión se procede a dar las altas/bajas de comunidades en C365.

Los datos propios de las comunidades, así como otros datos maestros relacionados, se generan la integración del ERP del administrador, estos serán solo actualizables desde dicho módulo.

El administrador también podrá bloquear/desbloquear comunidades, enviar avisos, consultar los contratos y facturas con C365, acceder al tutorial con instrucciones para configurar comunidades, seleccionar las funcionalidades que se verán en la app de los usuarios, consultar los recibos de la comunidad...

1.1. Acceso a listado general de comunidades

2.1. Buscador

2.3. Exportar datos

2.4.1. Comprobar datos

Cuando el administrador quiera iniciar el proceso de alta de una comunidad en C365, recomendamos comprobar desde el módulo matriz del ERP del administrador que los datos de la comunidad está debidamente registrados.

Estos datos son: Id. ERP, Nombre, Dirección completa de la comunidad, Población, Provincia, CP, NIF, Nº de Vecinos e IBAN de la comunidad.

Si los datos están debidamente subidos, en el momento que empieces el proceso de alta de Comunidad irán saliendo correctamente en el lugar donde corresponde.

2.4.3. Selección de paquetes

Existen cuatro Packs de contratación:

• Pack básico: Para comunidades sin zonas comunes ni empleados.

• Pack reservas: Para comunidades con zonas comunes, pero sin empleados.

• Pack control horario: Para comunidades con empleados, pero sin zonas comunes.

• Pack total: Para comunidades con zonas comunes y empleados. 

El administrador elegirá aquel que se ajuste a sus necesidades y pulsará "Contratar". Desde la app del usuario, sólo habrá acceso a los módulos contratados.

2.4.9. Modificar contrato

Siempre que desees modificar alguna condición del contrato puedes hacerlo fácilmente desde la plataforma. Pulsa en la tabla de comunidades sobre el check "Alta C365" de una comunidad ya dada de alta y se mostrará un menú con las condiciones contratadas. Pulsando el botón "Actualizar/Modificar pack" saldrán las opciones para modificar las condiciones del pack contratado, o para contratar un nuevo pack, iniciándose de nuevo el proceso de contratación.

El contrato anterior quedará extinguido y, desde ese momento, tendrá validez el nuevo.

2.6. Bloqueo comunidad

Existe la posibilidad de bloquear el acceso de todos los usuarios de una comunidad a la app móvil, pulsando el icono "Bloquear" que se encuentra al final de la tabla de la página principal de comunidades. El sistema pide confirmación de la acción.

En este caso la comunidad sigue funcionando normalmente en la web del administrador, pero los usuarios no pueden acceder a su comunidad por medio de la app móvil. 

Pulsando sobre el mismo icono "Bloquear" de una comunidad bloqueada, el sistema da la opción de desbloquearla.

3.1. Datos de la comunidad, actualización

3.3. Visualización de contratos y facturación con C365

Facturación

El proceso de facturación es un proceso recurrente que ocurre cada mes (salvo que escojas la opción anual que ocurrirá 1 vez al año) y se inicia el mismo día del alta de la comunidad.

Al principio de cada periodo se emitirá una factura y será enviada al email asociado a la contratación.

De la misma forma, todas las facturas serán visibles y descargables en la plataforma.

3.5. Visualización de iconos en app

En algunas ocasiones puede ser que al administrador no le interese que los vecinos accedan a alguna de las funcionalidades de la app. Para estos casos, en la ventana detalle de la comunidad, pulsando sobre "Ver iconos" existen unos checks para poder quitar la visulización de iconos en la app de los usuarios.

Estos checks (Incidencias, Documentación, Reservas, Juntas y votaciones, Seguros, Energía, Reformas y Botón SOS) estarán activos por defecto, si se quiere que un módulo no aparezca en la app de los usuarios de esa comunidad, simplemente hay que desmarcarlo, cerrar la ventana emergente de visualización de las funcionalidades y pulsar "Guardar" una vez activo. 

Esta acción también puede hacerse desde la gestión del Despacho del Administrador. Cuando se cambia algo en uno de los dos lados, se replica automáticamente al otro.

3.6.2. Ventana de recibos de la comunidad

En la tabla pueden consultarse los siguientes datos de los recibos: Cobrador del recibo, NIF del cobrador, Importe, Total pagado, Fecha de Vencimiento, si el dato procede de la integración y comentarios.

Sobre la tabla existe un buscador de recibos y también pueden ordenarse y exportarse en pdf o csv.

También existe una columna de checks a la izquierda de la tabla para activar/desactivar recibos. Solo serán visibles para los usuarios de la app los recibos que estén marcados. 

Además, el administrador dispone de unos botones para autorizar, o no, que los usuarios vean los recibos de la comunidad y sus propios recibos (de la comunidad) en la app.

Esta opción aparecerá desactivada por defecto, y será el administrador quien decidirá el caso en cada comunidad.

Los botones para este efecto son:

• Botón Recibos Comunidad "Ver en la app": Si el administrador lo activa, todos los usuarios de esa comunidad podrán ver en la app (en el menú de la app Documentación) los recibos de la comunidad que estén marcados. Si no se activa, los usuarios no tendrán acceso a ellos.

• Botón Recibos Comunidad "Publicar futuros recibos": Si el administrador lo activa, todos los recibos nuevos de esa comunidad que se generen, lo harán marcados (en la columna de checks) . De forma que si está activa la opción "Ver en la app",  los recibos se verán automáticamente en la app de los usuarios. 

Si no se activa "Publicar futuros recibos", los nuevos recibos que se generen aparecerán en la tabla desmarcados y los usuarios de la app no podrán verlos. Verán solo los marcados y el administrador tendrá que marcar los nuevos si quiere que sean visibles para sus vecinos.

• Botón Recibos de los Usuarios "Ver en la app": Si el administrador lo activa, todos los usuarios de esa comunidad podrán ver en la app (en el menú de la app Documentación) sus recibos de la comunidad que estén marcados. Si no se activa, los usuarios no tendrán acceso a ellos.

• Botón Recibos de los Usuarios "Publicar futuros recibos": Si el administrador lo activa, todos los recibos nuevos de cada usuario que se generen, lo harán marcados. De forma que si está marcada la opción "Ver en la app",  los recibos se verán automáticamente en la app de los usuarios.

Si no se activa "Publicar futuros recibos", los nuevos recibos que se generen aparecerán en la tabla (en la gestión de usuarios) desmarcados y los usuarios de la app no podrán verlos. Verán solo los marcados.

En la tabla de la página principal de comunidades, en el campo "Estado" aparece un semáforo (rojo, amarillo o verde) indicando el estado de la comunidad. También existe un semáforo en la página detalle de la comunidad.

Si está rojo o amarillo, y poniendo el cursor sobre el semáforo, sale un mensaje con el motivo o motivos por los que ese semáforo no sale verde. Así, puede verse fácilmente si los datos de esa comunidad están completos, o no, para que el sistema funcione perfectamente.