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Despacho Administrador
Despacho Administrador
0. Introducción
0. Introducción
El objeto del presente documento es detallar los principales procesos en cuanto a la gestión del despacho del administrador dentro de la plataforma C365.
Los administradores y los empleados de su despacho accederán a C365 a través de CAFPortal y aparecerán como usuarios-administradores de la herramienta.
Mediante esta funcionalidad de la plataforma, el administrador puede gestionar las categorías de los empleados de su despacho, así como asignarles comunidades, tareas y roles.
También, desde esta gestión, puede dar de alta centros de trabajo para llevar el control horario de los empleados del despacho.
Además, en esta funcionalidad, dispone de una carpeta de Documentación general para poder enviar documentos a todas las comunidades del despacho a la vez.
Dependiendo de la categoría del usuario-administrador, éste, tendrá acceso a todas funcionalidades del despacho o sólo a algunas.
1. Navegación y acceso al despacho
1. Navegación y acceso al despacho
Ruta: Inicio / Despacho.
El acceso al menú Despacho se realiza a través de un botón existente en la página del menú inicio de la web o desde el menú lateral de la misma página.
1.1. Acceso a listado usuarios del despacho
1.1. Acceso a listado usuarios del despacho
Cuando el administrador entre en el menú Despacho accederá a una ventana nueva que tendrá una tabla donde se encuentren todos los usuarios administradores que tenga en el despacho.
A simple vista pueden verse los datos de su despacho y las categorías, comunidades y funcionalidades que tienen asignados cada uno de los usuarios administradores.
1.2. Acceso a detalle usuario administrador
1.2. Acceso a detalle usuario administrador
Ruta: Inicio / Despacho / Detalle Usuario Administrador
Pulsando, en la página principal del despacho, sobre la línea correspondiente a un usuario administrador, se accede a la pantalla detalle de ese usuario.
En esta pantalla pueden modificarse las funcionalidades a las que puede acceder cada usuario (solo podrá modificarlas un usuario con categoría de Administrador).
2. Gestión del despacho
2. Gestión del despacho
2.1. Administradores con varios despachos
2.1. Administradores con varios despachos
Puede darse el caso de que un administrador tenga varios despachos. Cuando acceda al módulo comunidad C365 entrará en uno de ellos y tendrá a su disposición, en el menú lateral que se encuentra a la izquierda, un desplegable donde podrá elegir, entre sus despachos, aquel al que quiera acceder.
Podrá cambiar de despacho fácilmente desde cualquier gestión de la plataforma y cada despacho funcionará de forma independiente.
2.2. Gestión ventana principal del despacho
2.2. Gestión ventana principal del despacho
2.2.1. Logotipo del despacho
2.2.1. Logotipo del despacho
En la ventana principal del despacho existe un campo para subir el logotipo del despacho. El logotipo que se introduzca en este campo, podrá verse en la cabecera de la app de los usuarios.
El espacio destinado en la web para subir el logotipo del despacho, tiene las mismas proporciones que el espacio que ocupa el logotipo en la app de los usuarios.
Las imágenes que se suban, pueden ser borradas o sustituidas por otras.
Los logotipos serán siempre en formato horizontal y deberán subirse con una resolución de 1054px 444px. Se aconseja tener en cuenta que la app está diseñada con los colores corporativos de la página del CGCAFE.
En el caso de que un despacho no suba ningún logotipo, en la cabecera de la app, saldrá por defecto el logo de C365.
2.2.2. Código despacho administración
2.2.2. Código despacho administración
En la ventana principal del despacho existe un campo, modificable, para el Código del Despacho.
El Cód. Despacho, tiene 4 dígitos (3 letras y un número) , lo genera el sistema automáticamente y el administrador puede cambiarlo si lo desea. No puede haber dos despachos con el mismo código (el sistema no lo admite).
Este código sirve para formar el Código de Registro Comunidad y el Código de Registro Vecino, de manera que todos los códigos pertenecientes a este despacho empiecen por los mismos dígitos, no pudiendo así existir códigos de registro repetidos en otro despacho.
El administrador elige si entrega, para el registro de usuarios, el Código Registro Comunidad de manera colectiva a los vecinos de una comunidad o el Código Registro Vecino de forma individual a cada uno de ellos.
2.2.3. Datos del despacho
2.2.3. Datos del despacho
Cuando el administrador acceda a su despacho en C365, recomendamos comprobar en su ERP que los datos del despacho que se requieren están completos.
En cuanto al despacho, estos datos son: Nombre, Razón social, NIF, Teléfonos, Correo electrónico, Dirección completa, Localidad, Provincia, C.P., IBAN del despacho, Persona de contacto.
Estos datos no son modificables en la plataforma C365. Si se quiere realizar alguna modificación tiene que hacerse en el ERP del administrador y se modificarán automáticamente en C365.
También es muy importante que se revisen los datos de las personas que vayan a ser usuarios administradores de la herramienta web.
En cuanto a los usuarios administradores, estos datos son: Nombre, Apellido, DNI, Correo electrónico, Teléfono.
2.2.4. Exportar datos
2.2.4. Exportar datos
La tabla de usuarios administradores de la página principal, es exportable a pdf o csv a través de unos botones existentes sobre la misma.
2.2.5. Centros de trabajo
2.2.5. Centros de trabajo
En la ventana principal del despacho existe un botón "Centros de Trabajo" para crearlos y poder asignar, a los usuarios del despacho que tengan que fichar, a su centro de trabajo.
2.2.6. Carpeta documentación general
2.2.6. Carpeta documentación general
Puede darse el caso de que un administrador quiera enviar documentación a todas las comunidades de su despacho a la vez.
Para ese supuesto existe una botón que abre la carpeta "Documentación General" en la ventana principal de la gestión del despacho del administrador. Esta carpeta no puede borrarse ni modificar su nombre.
También habrá un acceso a esta carpeta desde la gestión de documentación de cada comunidad.
Los documentos que se suban a esa carpeta (desde el despacho o desde cualquier comunidad) serán replicados a todos los usuarios de todas las comunidades de ese despacho.
Todos los usuarios tendrán en la app de su móvil una carpeta Documentación General, además de las que estén definidas en su despacho.
2.2.7. Visualización de iconos en app
2.2.7. Visualización de iconos en app
En algunas ocasiones puede ser que al administrador no le interese que los vecinos accedan a alguna de las funcionalidades de la app. Para estos casos, en la ventana principal de la gestión del Despacho, pulsando sobre "Ver iconos" existen unos desplegables para poder quitar o poner la visulización de iconos en la app de los usuarios. Puede hacerse marcando las comunidades correspondientes una a una o todas a la vez (puede hacerse que una gestión sea visible en unas comunidades, y en otras no).
Estos checks (Incidencias, Documentación, Reservas, Juntas y votaciones, Seguros, Energía, Reformas y Botón SOS) estarán activos por defecto, si se quiere que un módulo no aparezca en la app de los usuarios de una comunidad, simplemente hay que desmarcarlo y pulsar "Guardar" una vez activo.
Esta acción también puede hacerse desde la ventana detalle de cada comunidad. Cuando se cambia algo en uno de los dos lados, se replica automáticamente al otro.
2.3. Gestión ventana detalle usuario despacho
2.3. Gestión ventana detalle usuario despacho
2.3.1. Otorgar privilegios a usuarios del despacho
2.3.1. Otorgar privilegios a usuarios del despacho
Desde la ventana del detalle del usuario-administrador pueden marcarse, a través de unos checks, qué funcionalidades de la plataforma recibe cada usuario administrador.
Puede seleccionarse: "Recibir averías", "Recibir siniestros", "Recibir Solicitudes", "Recibir Consultas al administrador". Marcando "Recibir todos los correos" el usuario administrador recibirá todo.
También se dispone de un desplegable de comunidades, para poder marcar sólo las comunidades de las que podrá recibir correos. Si no se marca ninguna comunidad, el usuario recibirá de todas las comunidades.
En esta ventana detalle, el administrador podrá asignar roles a los usuarios administradores por comunidad. De forma que si le asigna un rol que lleve aparejado el grupo "Administración" en gestión de roles, el usuario aparecerá como receptor de consultas en la barra inferior del menú "Incidencias" de la app en el móvil de los vecinos.
Pulsa aquí para acceder al manual de Roles
También existe un espacio para subir una imagen, de forma que si este usuario es receptor de consultas, esta imagen saldrá en la app para que los vecinos identifiquen mejor al personal de la administración.
2.3.2. Categorías de usuarios del despacho
2.3.2. Categorías de usuarios del despacho
También desde la ventana del detalle del usuario administrador de la herramienta web, el administrador puede asignar categorías a los empleados del despacho.
Hay establecidas tres categorías: Administrador, Oficial y Auxiliar. Cada categoría tendrá acceso a unos privilegios diferentes a la hora de trabajar con la herramienta web.
Cuando un administrador acceda por primera vez a C365, el sistema le asignará la categoría de "Administrador" automáticamente.
Al resto de empleados del despacho, tendrá que darlos de alta este administrador. Será el administrador quien les asigne la categoría que crea oportuno en cada caso. Un empleado puede tener la categoría de administrador, si así lo decide éste.
Los privilegios de las diferentes categorías para el uso de la herramienta web vienen definidos en la tabla adjunta.
2.3.3. Resetear contraseña
2.3.3. Resetear contraseña
En la ventana detalle del usuario administrador existe un botón "Resetear contraseña", si se pulsa aparece un menú para poner una contraseña nueva.
Cuando los usuarios administradores accedan por primera vez a C365, no estarán de alta en el sistema hasta que no hayan rellenado la contraseña. Con su correo electrónico y la contraseña, podrán entrar en la app del móvil.
La contraseña puede resetearse cuantas veces se quiera. (Olvidos....)
2.3.4. Verificar email
2.3.4. Verificar email
En la ventana detalle del usuario administrador existe un check "Verificar email". A los usuarios normales se les envía un correo electrónico al email que pongan en su registro para que validen si es correcto. En el caso de los usuarios administradores, es el administrador quien tiene que verificarlos a mano comprobando que el correo que tienen en el sistema es el correcto.
Los usuarios administradores, no estarán de alta en el sistema hasta que no tengan verificado su email.
2.3.5. Modificar datos usuario despacho
2.3.5. Modificar datos usuario despacho
En la ventana detalle del usuario administrador pueden modificarse las tareas que tiene asignadas cada usuario, además de los roles, las comunidades asignadas y la categoría del usuario administrador (Estas tareas solo pueden hacerse con categoría de administrador).
También hay un espacio para subir el logotipo del despacho, de forma que saldrá en la app móvil de los usuarios.
Cuando se hacen cambios se activa el botón "Guardar". Los cambios son efectivos tras pulsarlo.
2.3.6. Eliminar usuario despacho
2.3.6. Eliminar usuario despacho
En la ventana detalle del usuario administrador existe un botón para eliminar usuarios administradores. Al pulsarlo, el sistema pedirá confirmación de la baja.
2.3.7. Fichaje de empleados del despacho
2.3.7. Fichaje de empleados del despacho
Todos los usuarios administradores que tengan marcado el check "Fichar" existente en la ventana detalle del usuario administrador, podrán hacerlo desde la app móvil.
Para que un empleado pueda fichar es necesario que esté asignado, como mínimo, a un centro de trabajo.
Existe un desplegable "Centros de trabajo" en el detalle de los usuarios administradores que tengan marcado el check "Fichar". En ese desplegable saldrá la relación de puestos de trabajo del despacho. El administrador podrá asociar o desesociar al usuario, desde ahí, a cada centro de trabajo. De esta forma podrá consultar rápidamente a qué centros de trabajo está asociado el usuario.
Los cambios que se produzcan aquí se replicarán a la gestión de centros de trabajo y viceversa.
2.3.8. Registro horario
2.3.8. Registro horario
El administrador tendrá disponible el Registro Horario de todos los usuarios que fichen a través de la aplicación. Existe un botón "Ver fichajes" en el detalle de los usuarios que tengan marcado el check "Fichar", al pulsarlo el administrador podrá ver, modificar o exportar sus registros.
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