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Actividades
Actividades
0. Introducción
0. Introducción
En la ventana de la gestión de actividades el administrador dispone de una lista de actividades predefinidas (Electricidad, Fontanería, Albañilería...) sobre las que los usuarios de la app podrán notificar averías.
El administrador podrá añadir o eliminar actividades según sus necesidades. Desde esta gestión podrá seleccionar las actividades que quiera que tengan disponibles en su app los vecinos de cada comunidad. Solo los iconos de las actividades seleccionadas aparecerán en la app de los vecinos.
También podrá asociar las actividades a los proveedores que tengan que resolver las averías, de forma que es el usuario quien notifica directamente la incidencia al proveedor elegido por el administrador. El administrador recibirá notificaciones de todas las averías que se produzcan.
Si el administrador no quiere tener una actividad relacionada con ningún proveedor, la avería pasada por el usuario se notificará sólo al administrador.
1. Accesos y navegación a actividades
1. Accesos y navegación a actividades
1.1. Acceso a lista general de actividades
1.1. Acceso a lista general de actividades
El acceso al menú de las actividades de una comunidad, se realiza a través de un botón existente en la página detalle de la comunidad en cuestión.
Ruta: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Actividades.
Cuando el administrador entre en el menú de actividades accederá a una ventana nueva que tendrá una tabla donde se ven todas las actividades predefinidas para todas las comunidades del despacho.
Desde aquí pueden marcarse las actividades que el administrador quiera que salgan en la app de los vecinos de esa comunidad.
1.2. Acceso al detalle de la actividad
1.2. Acceso al detalle de la actividad
Ruta: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Actividades / Detalle actividad
Pulsando, en la página principal de actividades, sobre la línea correspondiente a una actividad, se accede a la pantalla detalle de esa actividad.
Desde aquí puede asociarse a un proveedor con la actividad.
2. Gestión de actividades
2. Gestión de actividades
2.1. Gestión ventana principal de actividades
2.1. Gestión ventana principal de actividades
La ventana principal de actividades de una comunidad incluye una lista con los detalles de la actividad: Nombre de la actividad, descripción y proveedor asociado a esa actividad en esa comunidad.
También pueden realizarse desde aquí las acciones de seleccionar actividades para la comunidad, añadir o eliminar actividades.
Además, en las actividades marcadas que no tengan proveedor asociado, el administrador puede marcar si quiere que salgan los datos de su despacho en la app del usuario cuando pase una avería, o no (la avería se recibirá siempre por email).
2.1.1. Compañía de seguros de la comunidad
2.1.1. Compañía de seguros de la comunidad
La actividad "Siniestros" aparecerá en la parte superior, fuera de la tabla de actividades, y mostrará el nombre de la compañía de seguros de la comunidad y su número de póliza.
Esta actividad no podrá eliminarse nunca y estará siempre asociada a una compañía de seguros.
Los usuarios, desde la app, dirigirán las incidencias de tipo "Siniestro" a la compañía de seguros. El administrador siempre recibirá la notificación al mismo tiempo que la compañía.
2.1.2. Listado de actividades
2.1.2. Listado de actividades
Cuando el administrador acceda por primera vez a las actividades de una comunidad de su despacho encontrará creado por defecto un listado con las siguientes actividades: Albañilería, ascensor, atascos, calefacción, CCTV, cerrajería, contadores, electricidad, extinción, fontanería, jardinería, jardín/piscina, limpieza, otros, portero automático, puerta garaje, seguros, sugerencias, televisión.
Las actividades están ordenadas por orden alfabético, pero el administrador podrá colocarlas en otro orden.
A partir de estas actividades, el administrador podrá añadir o eliminar las actividades que desee tener en su despacho.
No confundir la actividad "Seguros" con "Siniestros". Siniestros estará asociada a la compañía de seguros de la comunidad y los usuarios pasarán las incidencias desde la app a través de la opción "Siniestros". La actividad "Seguros" saldrá en el menú de "Averías" de la app y el administrador la tendrá marcada solo en las comunidades donde exista una segunda póliza de seguros.
2.1.3. Añadir actividad
2.1.3. Añadir actividad
El sistema permite añadir actividades nuevas pulsando el botón "Añadir" existente en la ventana principal de actividades. Pulsando este botón, aparece una pantalla que permite completar los campos: nombre, descripción e icono. Una vez rellenos y pulsando "Guardar", la actividad estará creada y el sistema nos abrirá su página detalle por si se quiere asociar la actividad con algún proveedor.
La nueva actividad aparecerá en la lista de actividades de todas las comunidades del despacho.
No se podrán dar de alta dos actividades con el mismo nombre.
2.1.4. Seleccionar actividades
2.1.4. Seleccionar actividades
En la lista de actividades de una comunidad aparecen todas las actividades del despacho. El administrador, en la columna "App", que aparece a la izquierda de la tabla, tiene que marcar las que quiera que salgan en la app de los usuarios de esa comunidad para que puedan enviar incidencias. Las actividades no marcadas no saldrán en la app de los usuarios de esa comunidad.
Por ejemplo, si una comunidad no tiene ascensor, la actividad estará en la lista de esa comunidad, pero el administrador no la marcará y el icono no saldrá en la app de los usuarios de esa comunidad.
En la cabecera de la tabla, junto al texto "App", existe un check para marcar/desmarcar todas las actividades a la vez.
Las actividades marcadas se agruparán en la parte superior de la lista siguiendo el orden en el que han sido seleccionadas.
En la parte superior de la tabla de la pantalla principal de actividades siempre se mostrará un texto fijo indicando el número de actividades que estén seleccionadas para ser visibles en la aplicación de los usuarios.
2.1.5. Ordenar actividades
2.1.5. Ordenar actividades
Por defecto, las actividades aparecen en la tabla ordenadas alfabéticamente.
Cuando se marcan, las actividades marcadas pueden verse, al principio de la tabla, en el orden en el que se han marcado.
Si el administrador quiere cambiar ese orden de visualización, dispone en la columna "Ordenar" de unos botones para subir o bajar la actividades en la lista. Siempre se mueven una sola línea, de forma que si se quiere mover la actividad más de una línea hay que pulsar varias veces.
Las actividades aparecerán en la app de los usuarios en el mismo orden que disponga el administrador en la web.
2.1.6. Actividades sin proveedor asociado
2.1.6. Actividades sin proveedor asociado
Cuando se marca una actividad para que salga en la app de los usuarios y no se le asigna un proveedor, las averías de esa actividad serán notificadas, por email, solo al administrador.
El administrador dispone de un check "Mostrar datos del despacho" para decidir si quiere que, en el mensaje que recibe el usuario de la app que ha notificado la avería, además del mensaje "Esta incidencia ha sido notificada al administrador por email" aparezca, o no, el email y el teléfono del despacho del administrador.
En las averías notificadas al proveedor, al usuario sí que le aparecen los datos del proveedor.
2.1.7. Eliminar actividades
2.1.7. Eliminar actividades
El sistema permite eliminar actividades pulsando el icono de una papelera existente a la derecha de la tabla de la ventana principal de actividades. El sistema pide confirmación de esta acción.
La actividad eliminada desaparecerá en la lista de actividades de todas las comunidades del despacho. Hay que asegurarse de que no se va a utilizar en ninguna comunidad. Para que una actividad no salga en una comunidad bastaría con desmarcarla, no haría falta borrarla.
No se podrán eliminar actividades que tengan incidencias abiertas o en curso.
No se podrá eliminar la actividad "Siniestros".
2.2. Gestión ventana detalle de una actividad
2.2. Gestión ventana detalle de una actividad
En la ventana detalle de una actividad, los administradores encontrarán los siguientes datos: Nombre, descripción e icono. Puede modificarse cualquiera de ellos y pulsando "Guardar" se harán efectivos los cambios.
Además el administrador podrá realizar en esta ventana las siguientes acciones:
Ir a las incidencias de la actividad.
Ver o añadir los contratos con el proveedor asociado.
2.2.1. Ver incidencias de una actividad
2.2.1. Ver incidencias de una actividad
Pulsando sobre el botón "Incidencias" que aparece en la ventana detalle de una actividad, se abre la gestión de Incidencias del despacho, filtrada con la actividad y la comunidad desde donde se ha hecho la consulta. En definitiva el sistema mostrará todas las incidencias que tiene esa actividad en esa comunidad.
2.2.2. Proveedor asociado a una actividad
2.2.2. Proveedor asociado a una actividad
Los proveedores asociados a una actividad, son los que dan servicio a los vecinos de la comunidad. El objetivo es que cuando un usuario abra una incidencia lo haga sobre una actividad que a su vez estará asociada a un proveedor o al administrador y puedan resolver la incidencia manteniendo un flujo de comunicación con los implicados hasta su cierre.
Desde el cuadro "Contratos asociados a la actividad" existente en la página detalle de la comunidad puede asociarse un proveedor a una actividad.
El proveedor se elige desde un desplegable en el que se ofrecen todos los proveedores del despacho. A continuación puede rellenarse la referencia del contrato (no es un campo obligatorio) y las fechas de inicio y final del contrato.
Para que los cambios sean efectivos hay que pulsar el botón "Añadir contrato".
Solo puede asociarse un proveedor por actividad y comunidad, que será quien recibirá los avisos de esa comunidad.
Sí que es posible poner diferentes proveedores en la misma actividad pero en diferentes comunidades.
Una vez dado de alta el contrato, puede eliminarse pulsando el icono que aparece a la derecha de los datos del contrato. No podrán darse de baja contratos con incidencias abiertas o en curso.
Por otra parte pulsando "Mostrar contratos finalizados" pueden verse todos los contratos que han sido borrados.
La acción de asociar proveedores con actividades y comunidades también puede hacerse desde la gestión de proveedores.
2.2.3. Proveedor asociado a la actividad siniestros
2.2.3. Proveedor asociado a la actividad siniestros
Los compañía de seguros asociada a la actividad "Siniestros" será la receptora de las incidencias que pasen los usuarios desde la opción "Siniestros" de la app.
Cuando se entra al detalle de la actividad "Siniestros" se elige la compañía de seguros desde un desplegable en el que se ofrecen todos los proveedores del despacho. A continuación puede rellenarse el número de póliza. Estos datos se reflejan automáticamente en la ventana detalle de la comunidad.
Para que los cambios sean efectivos hay que pulsar el botón "Guardar".
Solo puede asociarse una compañía por comunidad, que será quien recibirá los avisos de esa comunidad.
Sí que es posible poner diferentes compañías en la actividad "Siniestros" pero en diferentes comunidades.
Los datos de la compañía pueden modificarse en cualquier momento y serán efectivos pulsando "Guardar".
La acción de asociar la compañía con las comunidades también puede hacerse desde la gestión de proveedores.
2.3. Calidad de los datos
2.3. Calidad de los datos
En la tabla de la página principal de actividades, en el campo "Estado" aparece un semáforo (rojo, amarillo o verde) indicando el estado de la actividad. También existe un semáforo en la página detalle de la actividad.
Si está rojo o amarillo, y poniendo el cursor sobre el semáforo, sale un mensaje con el motivo o motivos por los que ese semáforo no sale verde. Así, puede verse fácilmente si los datos de esa actividad son correctos, o no, para que el sistema funcione perfectamente.
2.4. Cambio de administrador
2.4. Cambio de administrador
Si un administrador da de baja una comunidad de la plataforma C365, los datos de las actividades se conservarán como histórico para su posterior reutilización, en caso en que dicha comunidad sea dada de alta por otro administrador colegiado.
En la aplicación, los usuarios verán una imagen congelada hasta la entrada del nuevo administrador en la comunidad.
Sin embargo, si el administrador borra las actividades antes de desactivar la aplicación, el histórico no se conservará en la aplicación de los usuarios.
Hasta la llegada del nuevo administrador a la comunidad, los usuarios no podrán acceder a la app, ya que la comunidad no estará activada hasta que se habilite en el nuevo despacho.
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