¿En qué podemos ayudarte?

Con la gestión de incidencias de C365 se crea un flujo de comunicación entre el usuario que notifica la incidencia, el administrador y el proveedor que la reciben y le dan continuidad hasta su resolución, todo ello en tiempo real.

Los usuarios accederán desde la aplicación móvil a la gestión de incidencias donde podrán abrir, modificar y estar continuamente informados de la incidencia y su avance, hasta su cierre.

Cualquiera de los implicados puede actualizarlas con comentarios, imágenes, vídeos... cuando lo estime oportuno.

1. Navegación y accesos a incidencias

El acceso al menú Incidencias se realiza a través de un botón existente en la página del menú inicio de la web o desde el menú lateral de la misma página. En este caso, serán visibles todas las incidencias del despacho.

Ruta: Inicio / Incidencias

También puede accederse al menú Incidencias de una sola comunidad y se realiza a través de un botón existente en la página detalle de la comunidad en cuestión.

Ruta: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Incidencias

1.1. Acceso a lista general de incidencias

Cuando el administrador entre en el menú Incidencias accederá a una ventana nueva que tendrá una tabla donde se ven todas las incidencias del despacho juntas o solo las de una comunidad (dependiendo de la ruta por la que se haya accedido).

A simple vista pueden verse los principales datos de las incidencias en cuestión.

1.2. Acceso al detalle de la incidencia

Ruta: Inicio / Incidencias / Detalle incidencia

Ruta: Inicio / Comunidades / Detalle comunidad / Incidencias / Detalle incidencia

Pulsando, en la página principal de incidencias, sobre la línea correspondiente a una incidencia, se accede a la pantalla detalle de esa incidencia.

En esta pantalla aparecen datos más detallados de la incidencia.

1.3. Acceso a incidencias en la app

Cuando un usuario pulsa sobre el botón "Incidencias" del menú inicial, se abre una pantalla con botones de acceso a los diferentes tipos de incidencia que el usuario puede notificar: "Notificar Avería", "Realizar Consulta", "Notificar Siniestro" y "Solicitudes".

También dispone, en la parte superior de la pantalla, de un botón de "Mis incidencias" donde aparece una pantalla con una vista rápida de las incidencias de la comunidad y acceso a ver el detalle de las incidencias en particular.

2. Gestión de incidencias

2.1. Gestión ventana principal de incidencias

Cuando se genere una incidencia, en la tabla de la Ventana Principal de Incidencias quedará registrado: Fecha de alta de la incidencia, Fecha de la última modificación, Código, Comunidad, Estado de la incidencia, Tipo de incidencia, Actividad, Proveedor y Registrador de la incidencia.

También quedará reflejado en la tabla si la incidencia se ha compartido con todos los vecinos de la comunidad, o no.

2.1.1. Buscador de incidencias

Sobre la tabla de incidencias de la página principal, existe un buscador que permite filtrar incidencias por cualquiera de los datos de la misma.

2.1.2. Ordenar incidencias

Todos los datos de la tabla principal de incidencias pueden ordenarse de mayor a menor, o de menor a mayor, tanto si se trata de checks, letras o números, pulsando sobre la cabecera del dato que se quiera ordenar.

2.1.3. Exportar incidencias

La tabla de incidencias de la página principal, es exportable a pdf o csv a través de unos botones existentes sobre la misma.

Se puede exportar entera, o filtrando líneas previamente a través del buscador.

2.1.4. Añadir incidencia desde web

Normalmente serán los usuarios quienes creen las incidencias desde la app, pero el administrador tiene la posibilidad de crearlas desde la web. Para ello dispone, en la página principal de incidencias, un botón "Añadir".

Una vez pulsado, aparece una pantalla donde se deben rellenar los siguientes datos:

Comunidad en que la deseas registrar la nueva incidencia.
Selecciona usuario registrador. El sistema guardará el nombre del administrador que esté creando la incidencia por defecto, pero éste puede abrir la incidencia a nombre de otro usuario.
Selecciona el tipo de incidencia. Desde la web solo pueden crearse del tipo "avería" o "siniestro".
Si se trata de una avería, elige la actividad, en el campo "proveedor" aparecerá el proveedor en el caso que esté preconfigurado (ver gestión de actividades)
Si se trata de un siniestro, en el campo "proveedor" aparecerá la compañía de seguros de la comunidad.
Añade una descripción y adjunta archivos si es necesario.
También puedes añadir notas internas que no serán visibles ni para el proveedor ni para los usuarios.
Comparte ó no, la incidencia con todos los usuarios registrados.
Guarda los cambios. La nueva incidencia ya esta registrada.
Se inicia el flujo de comunicación entre todos los implicados.
Al crear una nueva incidencia, esta se registrará en la tabla de la pantalla principal. Al hacer clic en esa incidencia desde la tabla de la ventana principal, se abrirá una ventana de detalle que mostrará todos los datos relacionados.

2.1.5. Compartir incidencia

Cuando se crea una incidencia se genera un flujo de comunicación entre el registrador, el administrador y, en su caso, el proveedor que tiene que resolver la incidencia.

Si el administrador lo considera oportuno, en cualquier momento, puede compartir la incidencia con el resto de usuarios. Desde ese momento, todos los usuarios estarán informados sobre cualquier actualización que se haga de la misma hasta su cierre.

No es necesario compartir todas las incidencias.

No se puede compartir una incidencia "cerrada" o "cancelada".

Existe un "check" en la tabla de la página principal de incidencias para compartir la incidencia con todos los usuarios. Esta acción también puede hacerse desde el detalle de la incidencia.

2.1.6. Eliminar incidencia

Si se pulsa el icono "Eliminar" en la tabla de la página principal de incidencias, la incidencia se borrará de manera definitiva, desaparecerá de la tabla y no podrá recuperase ningún dato. El sistema pedirá confirmación del borrado.

Es importante asegurarse realmente de querer eliminar todos los datos de una incidencia antes de proceder con el borrado.

Si una incidencia se encuentra en los estados "abierta" o "en curso", no podrá borrarse. Para borrarla habrá que ponerla en "cerrada" o "cancelada".

2.2. Gestión ventana detalle de incidencia

2.2.1. Detalle de la incidencia

En la cabecera de la pantalla detalle de una incidencia pueden verse todos los datos de la misma: Comunidad a la que pertenece, Registrador, Estado y Tipo.

En el caso de que la incidencia sea de tipo "avería" también pueden verse la Actividad a la que pertenece y los datos del Proveedor que repara esas averías (sólo en el caso de que la actividad tenga asociado proveedor).

En el caso de que la incidencia sea del tipo "siniestro" también pueden verse los datos de la compañía de seguros.

También puede verse la descripción de la incidencia, el histórico y añadir comentarios internos de la misma.

Desde esta página también es posible subir, descargar o consultar documentación de la incidencia y compartirla para todos los usuarios.

Mientras la incidencia está abierta o en curso, pueden añadirse comentarios o modificar datos.

2.2.2. Tipo de la incidencia

Existen cuatro tipos de Incidencia: Averías, Siniestros, Consultas y Solicitudes. Cada una tiene un propósito determinado con el objetivo de ayudar al propietario con la resolución de las mismas y al administrador a gestionarlas de forma separada y organizadas. Las de tipo de averías son para gestionar cualquier evento relacionado con la comunidad y necesite de una gestión para su arreglo o cierre. Los siniestros son eventos que la resolución del mismo debe ser hecho por la compañía de seguros asociada a la póliza de la comunidad. Las consultas con las necesidades en las que un usuario necesita resolver cualquier duda relacionada con su comunidad y quiere dirigir una consulta a alguien de forma determinada. Por último, las solicitudes, son eventos en los que requiere de una gestión determinada y de manera formal por parte del administrador (Cambiar datos personales de usuario, solicitar un certificado libre de deudas, etc).

INCIDENCIA TIPO AVERÍA

Cuando se rompe o estropea algún bien o servicio en la comunidad, se produce una Incidencia del tipo "Avería".
Puede abrirla cualquier usuario desde la app o el administrador desde la web.
El administrador puede abrirla desde la web a su nombre o a nombre de otro usuario.
Las averías siempre se abren indicando la actividad a la que pertenecen.
Cuando seleccionas un actividad (ej. electricidad), si has preconfigurado un proveedor asociado a aparecerá de en el campo "Proveedor". Este lo puedes cambiar siempre que desees o podrá estar vacío. Siempre que asocies un proveedor se le iniciará el proceso de gestión enviándole un email con el detalle e inicio del proceso.
Si un usuario abre una avería en una actividad que no corresponde, el administrador puede, desde la web, cambiar la actividad (Reclasificar).
Cuando se crea una avería, pueden adjuntarse documentos, fotos, videos...
Cuando se abre una avería se inicia el flujo de comunicación entre el registrador, el proveedor y el administrador hasta su resolución. En el momento que el administrador lo cree conveniente, hace pública la avería para todos los usuarios.

Detalle incidiencia desde la web

Incidencias avería

Actividades

INCIDENCIA TIPO SINIESTRO

Cuando es una incidencia que hay que pasarla a la compañía de seguros vía email, se produce una incidencia del tipo "Siniestro".
Puede abrirla cualquier usuario desde la app o el administrador desde la web.
El administrador puede abrirla desde la web a su nombre o a nombre de otro usuario.
Los siniestros siempre se notifican a la compañía de seguros, no hay opción de poner actividad.
El usuario registrador, una vez registrado, podrá ver en pantalla del móvil el nombre de la compañía de seguros, el número de póliza y el teléfono por si se necesita atención urgente.
Cuando se abre un siniestro se inicia el flujo de comunicación entre el registrador, la compañía y el administrador. En el momento que el administrador lo cree conveniente, hace público el siniestro para todos los usuarios.

Siniestros

Consultas

INCIDENCIA TIPO CONSULTA

Cuando un vecino quiere hacer una consulta, se realiza una incidencia del tipo "Consulta".
Existen tres grupos de receptores de consultas: Administrador, Junta de gobierno y Mantenimiento.
Para que un usuario (de administración, de la junta de gobierno o empleado de la comunidad) aparezca como receptor de consultas, deberá de tener asignado un rol que, en la gestión de roles, lleve aparejado el grupo correspondiente.

Pulsa aquí para ir al manual de roles

Solo pueden abrir consultas los usuarios desde la app.
Cuando se abre la consulta se inicia un flujo de comunicación entre el usuario y el receptor de la consulta.
El administrador recibirá en Incidencias todas las consultas, incluso las no vayan dirigidas a él. El administrador puede intervenir desde la web e incluso compartir la consulta con todos los usuarios si lo cree necesario.

INCIDENCIA TIPO SOLICITUD

Cuando un vecino quiere hacer una solicitud, se produce una incidencia del tipo "Solicitud".

Pueden producirse solicitudes de varios tipos:

- - Cambio de datos: Pueden solicitarse cambio de datos personales, cambio de domiciliación bancaria o cambio de titularidad de la vivienda. El usuario rellenará en la app el formulario correspondiente.
  - Certificado calidad energética.
  - Certificado libre de deudas con la comunidad.
  - Solicitud de baja en la app.
  - Solicitud de registro en la app: Estas solicitudes se producen en determinados tipos de registro de usuario, y es el administrador quien tiene que validar, o no, al solicitante (Ir a casos especiales de registro)
El administrador recibirá en Incidencias de la web notificación de las solicitudes que se produzcan.

SOLICITUD CAMBIO DE DATOS PERSONALES

Se tata de un formulario en la que el propietario puede solicitar el cambio de alguno de sus datos personales.
Desde el menú principal de incidencias de la app puedes acceder al mismo.
Puedes solicitar cambios del tipo Nombre del propietario, vivienda, IBAN entre otros.
Al rellenar y enviar el formulario se crea una incidencia de este tipo en la tabla de incidencias para su posterior gestión y cierre.
En todo momento, al igual que el resto de incidencias, cada modificación que hagas de la misma, el usuario será informado y podrá consultarlo desde su app C365

Opción cambio

Formulario

Opción Certificado

Menú Certificados

SOLICITUD CERTIFICADO DE CALIDAD ENÉRGETICA Y LIBRE DE DEUDAS

Desde el menú principal de incidencias de la app puedes acceder al mismo.
Estos dos tipos tienen que ver con el usuario solicita un certificado de calidad energética o que su vivienda está libre de deudas.
Al registrarse por el propietario se crea un incidencia e este tipo en la tabla principal de incidencias.
En todo momento, al igual que el resto de incidencias, cada modificación que hagas de la misma el usuario será informado y podrá consultarlo desde su app C365
Para estos casos, existe la posibilidad de automatizar el cobro de este tipo de solicitudes. Para ellos es necesario configurar la plataforma de pago integrada en C365. Mediante este proceso el usuaro pagará previamente sobre el IBAN del despacho para que la solicitud sea atendida (Ponerse en contacto con soporte)

SOLICITUD DARSE DE BAJA EN LA APP

El usuario propietario puede darse se baja en la app C365. Para ello puede lanzar un simple solicitud, dónde el administrador simplemente con darlo de baja, ya tendrá la incidencia resuelta.

Esta solicitud se realiza por parte del propietario desde la app C365 dentro de la opción de usuario.

Al registrarse por el propietario se crea un incidencia e este tipo en la tabla principal de incidencias.

Menú Principal

Datos usuario

Ventana detalle de usuario,botón liberar usuario

SOLICITUD ALTA DE REGISTRO EN LA APP C365

En el proceso de registro de la app C365 por parte de los propietarios, existe un caso específico en que el usuario se ha querido registrar en la aplicación pero no ha podido demostrar su identidad por algún de las validaciones del sistema (ver proceso de registro).

En este caso el sistema cuando el propietario finaliza un registro de este tipo, abre incidencia de tipo "solicitud de alta/registro", de tal forma que así avisa al despacho de administración.

El usuario permanece en estado de espera hasta que el administrador analiza y liberar el registro de una forma muy sencilla (ver proceso de liberación). A partir de ese momento ya podrá acceder en la app.

CAMBIO DE TIPO DE INCIDENCIA

El sistema permite al administrador actualizar el tipo de las incidencias. Normalmente se realizará este cambio cuando el usuario registre una incidencia y no lo haga con el tipo correcto.

Cuando se produce un cambio de tipo en la incidencia, queda reflejado en el historial de la incidencia.

Cuando el usuario abra una avería y realmente no lo sea:

El administrador solo puede cambiarla a "Siniestro". El sistema mandará un correo al proveedor que haya recibido la avería para anularla, y por otro lado, enviará un correo a la compañía de seguros. También recibirán correos el administrador y el usuario implicado.

Cuando el usuario abra un siniestro y realmente no lo sea:

El administrador solo puede cambiarlo a "Avería". El sistema mandará un correo a la compañía de seguros anulando el parte, y por otro lado, enviará un correo al proveedor que tenga que resolverla. También recibirán correos el administrador y el usuario implicado.

Cuando el usuario abra una consulta y realmente no lo sea:

El administrador puede cambiarla a "Avería" o "Siniestro". Iniciándose el flujo de comunicación con el proveedor o la compañía, según el caso. También recibirán correos el administrador y el usuario implicado.

No se podrá cambiar el tipo a las solicitudes, si se detecta un error en la solicitud, el administrador tendrá que eliminarla.

2.2.3. Estado de la incidencia

Una incidencia puede encontrarse en uno de estos estados:

Abierta: Es el estado en el que está la incidencia desde que se crea hasta que empieza a gestionarse.
En curso: Cuando el administrador, o en su caso el proveedor, recibe una incidencia y comienza a gestionarla, pondrá los comentarios que correspondan y pasará la incidencia a "En curso".
Cerrada: Cuando el administrador, el proveedor o el usuario que ha registrado la incidencia considere que está resuelta, pondrá los comentarios oportunos y la cerrará. Esta acción finaliza el seguimiento y las comunicaciones sobre esta incidencia.
Cancelada: Cuando ha surgido cualquier malentendido o la incidencia no procedía, el administrador o el usuario que ha registrado la incidencia puede cancelarla. En este caso la incidencia quedará opaca en la tabla de la página principal de incidencias y podrá accederse igualmente al detalle, pero ya no podrán realizarse más acciones sobre ella. Esta acción finaliza el seguimiento y las comunicaciones sobre esta incidencia. Solamente el administrador podría volver a abrirla.

Cambio de estado de las incidencias:

El sistema permite actualizar el estado de las incidencias, normalmente, cuando se produzca un cambio, se pondrá una explicación del motivo y se mandará notificación de actualización de la incidencia a todos los implicados.

Cuando se produce un cambio de estado en la incidencia, queda reflejado en el historial de la incidencia.

Cuando una incidencia está "abierta":

Pueden cambiarla a "en curso" el administrador y el proveedor.
Pueden cambiarla a "cerrada" el administrador, el proveedor y el registrador de la incidencia.
Pueden cambiarla a "cancelada" el administrador y el registrador de la incidencia.

Cuando una incidencia está "en curso":

Pueden cambiarla a "abierta" el administrador y el proveedor.
Pueden cambiarla a "cerrada" el administrador, el proveedor y el registrador de la incidencia.
Pueden cambiarla a "cancelada" el administrador y el registrador de la incidencia.

Cuando una incidencia está "cerrada":

Puede cambiarla a "abierta" solo el administrador.

Cuando una incidencia está "cancelada":

Puede cambiarla a "abierta" solo el administrador.

2.2.4. Actividad y Proveedor de la incidencia

Cuando un usuario abre una incidencia de tipo "Avería", en la página detalle de la misma puede verse la "Actividad" (electricidad, fontanería...) sobre la que ha mandado la avería y los datos del Proveedor que repara esas averías (sólo en el caso de que la actividad tenga proveedor asociado).

Normalmente, los proveedores se asignan desde la gestión de proveedores o desde la gestión de actividades. En incidencias, el administrador también puede cambiar o asignar el proveedor que debe resolver la incidencia.

En el caso de que la incidencia sea del tipo "Siniestro", en "Actividad" pondrá "Siniestros" y aparecerán los datos de la compañía de seguros.

Cambio de actividad de las averías:

En algunas ocasiones puede ser que un usuario mande una avería sobre una actividad que no corresponda. En ese caso el administrador tendrá que modificar la actividad de la incidencia, desde el detalle de la misma.

Sólo podrán modificarse averías que estén "Abierta" o "En curso".

El sistema asignará automáticamente el proveedor asociado a la nueva actividad, reclasificando así la incidencia.

Se enviará un correo electrónico tanto al proveedor anterior como al nuevo proveedor asignado, informando sobre la reclasificación de la incidencia. Así mismo se generarán notificaciones a todos los implicados en la incidencia.

Cambio de proveedor de las averías:

Si la actividad sobre la que se ha pasado la avería no tiene proveedor asignado, el administrador podrá asignarle uno desde el detalle de la incidencia. Realizando esta acción el proveedor asignado recibirá un email con la avería.

Si la actividad sobre la que se ha pasado la avería tiene proveedor asignado, el administrador, si le interesa, podrá cambiarlo por otro proveedor.

En este caso, se enviará un correo electrónico tanto al proveedor anterior como al nuevo proveedor asignado, informando sobre la reclasificación de la incidencia. Así mismo se generarán notificaciones a todos los implicados en la incidencia.

2.2.5. Documentación de la incidencia

En la pantalla detalle de una incidencia, el administrador dispone de un botón "Documentación de la incidencia", que abre un cuadro en el que se pueden consultar los documentos, fotos, vídeos....que hayan adjuntado a la misma el registrador de la incidencia, el proveedor o cualquier usuario que haya tenido acceso a la misma.

El administrador también podrá añadir o eliminar archivos a la incidencia. De manera que cuando cualquiera de los usuarios acceda a la incidencia a través de la app, o el proveedor a través del formulario, verá los mismos archivos que el administrador.

2.2.6. Compartir incidencia

Cuando se crea una incidencia se genera un flujo de comunicación entre el registrador, el administrador y, en su caso, el proveedor que tiene que resolver la incidencia.

Si el administrador lo considera oportuno, en cualquier momento, puede compartir la incidencia con el resto de usuarios. Desde ese momento, todos los usuarios de la app estarán informados e integrados en el flujo de comunicación que se genere.

No es necesario compartir todas las incidencias.

No se puede compartir una incidencia "cerrada" o "cancelada".

En la pantalla detalle de una incidencia existe un check para compartir/descompartir la incidencia. También existe un check en la tabla de la página principal de incidencias para realizar esta acción.

2.2.7. Descripción de la incidencia

En la pantalla detalle de una incidencia existe el campo "Descripción de la incidencia", donde se van añadiendo y quedan reflejados todos los comentarios que han puesto las personas que han intervenido en la incidencia desde sus dispositivos. Los comentarios están registrados con fecha y hora.

Esta descripción es la que está visible en la incidencia de la app y que pueden consultar todos los actores que intervienen en la misma.

El administrador, desde la web, puede añadir textos o modificarlos.

2.2.8. Notas internas de la incidencia

En la pantalla detalle de una incidencia existe el campo "Notas internas de la incidencia", donde el administrador puede anotar comentarios de la incidencia de manera privada.

Este apartado sólo puede verse en la web por el administrador y los empleados del despacho.

Los comentarios escritos en este apartado no son visibles para el resto de actores de la incidencia.

2.2.9. Histórico de la incidencia

En la pantalla detalle de una incidencia existe el campo "Histórico de la incidencia", donde el sistema registra, con fecha y hora, todas la actualizaciones que se producen en la incidencia: comentarios, cambios de estado, cambios de tipo....

Este apartado sólo puede verse en la web por el administrador y los empleados del despacho. Los comentarios que se reflejan en este apartado no son visibles para el resto de actores de la incidencia.

Desde su inicio hasta su cierre, este histórico proporciona una trazabilidad detallada de todos los eventos y acciones llevadas a cabo durante el proceso de resolución de la incidencia.

2.3. Gestión de incidencias desde la app

2.3.1. Alta de incidencias

Para notificar una avería desde la app, el usuario tiene que pulsar sobre el botón "Notificar Averías" dentro del menú incidencias. Aparece una pantalla con los iconos de todas las actividades (ascensor, fontanería, electricidad...) sobre las que el administrador ha definido que se puedan enviar averías.

Al pulsar el botón de la actividad sobre la que se quiere notificar la avería, se despliega un menú para describir la avería que se quiere registrar. La aplicación da la opción de adjuntar vídeos, imágenes o documentos para explicar mejor la avería.

Una vez rellenada la avería, se muestran en la pantalla todos los datos de la avería y tras darle a la opción "Enviar", se abre la avería iniciándose el flujo de comunicación entre los implicados.

En el caso de que el proveedor no tuviese un correo electrónico en el sistema, aparecerá en el móvil del usuario su número de teléfono.

Para notificar un siniestro desde la app, el usuario tiene que pulsar sobre el botón "Notificar Siniestros" dentro del menú incidencias. Se abre un menú para describir el siniestro que se quiere registrar. Puede registrarse con el teclado o si se dispone de micrófono en el móvil puede usarse la voz. La aplicación da la opción de adjuntar vídeos, imágenes o documentos para explicar mejor el siniestro. En la parte superior del formulario, aparecen el nombre de la compañía de seguros y el número de póliza de la comunidad.

Una vez rellenado el siniestro, cuando se pulsa "Solicitar asistencia" se muestran en la pantalla todos los datos del siniestro y tras darle a la opción "Solicitar asistencia", se abre el siniestro iniciándose el flujo de comunicación entre los implicados.

Para solicitar un cambio de datos desde la app, el usuario tiene que pulsar sobre el botón "Solicitar cambio de datos" dentro del menú incidencias. Aparece un formulario donde se pueden modificar datos personales, solicitar el cambio de titularidad de la vivienda o cambio de IBAN del usuario.

Cuando selecciona la opción elegida, se activan los campos a modificar correspondientes a esa opción. Una vez modificados, se activa la opción "Aceptar", al pulsarla puede verse una pantalla con los cambios solicitados y la opción "Aceptar".

Para solicitar un certificado de calidad energética o un certificado de libre de deudas con la comunidad desde la app, el usuario tiene que pulsar sobre el botón "Certificados" dentro del menú incidencias. Aparece una pantalla con dos opciones "Certificado calidad energética" y "Certificado libre de deudas". Cuando selecciona la opción elegida y después de "Confirmar", el usuario recibe en la app el mensaje "La solicitud ha sido registrada, el administrador se pondrá en contacto con Ud".

Para realizar una consulta desde la app, el usuario tiene que pulsar sobre el botón "Realizar consulta" dentro del menú incidencias. Aparece una pantalla con las actividades y tres opciones "Administración", "Junta de Gobierno" y "Mantenimiento".

Cuando selecciona la opción elegida aparece una pantalla para poder seleccionar a una de las personas que el administrador haya dispuesto para recibir consultas, una vez seleccionada, se abre un menú donde se puede escribir la consulta que se quiere registrar. Puede registrarse con el teclado o si se dispone de micrófono en el móvil puede usarse la voz. La aplicación da la opción de adjuntar vídeos, imágenes o documentos para explicar mejor la consulta.

Una vez rellenada la consulta, se muestran en la pantalla todos los datos de la consulta y cuando se pulsa la opción "Enviar" se abre la consulta iniciándose el flujo de comunicación entre los implicados.

Una vez enviada aparecen en la pantalla del usuario los datos de la consulta.

2.3.2. Flujo comunicación de incidencias

Cuando se pulsa "Enviar" la avería se manda:

Por correo electrónico al proveedor que tiene que resolverla (si previamente lo ha relacionado el administrador; normalmente tendrá un contrato de mantenimiento con la comunidad).
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al administrador (en todos los casos).
Por correo electrónico y a través de la aplicación, a todos los usuarios que el administrador tenga marcados para recibir averías.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al usuario que ha registrado la avería.
Cuando lo estime el administrador, a todos los demás usuarios, a través de la aplicación en "Notificaciones" y "Mis incidencias".

Una vez que la incidencia ha sido enviada a los usuarios correspondientes, todos ellos, pueden añadir comentarios, vídeos, fotografías o documentos a la incidencia. Estas actualizaciones de la incidencia, serán enviadas a todos los implicados a través de la app (excepto al proveedor, que las recibirá siempre por correo electrónico).

Cuando la avería se haya resuelto, el proveedor, el administrador o el usuario que abrió la avería, puede cerrarla.

Para cerrarla, siempre hay que añadir un comentario con el motivo del cierre.

Cuando se pulsa "Aceptar" el siniestro se manda:

Por correo electrónico a la compañía de seguros que tiene que resolverla.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al administrador (en todos los casos).
Por correo electrónico y a través de la aplicación, a todos los usuarios que el administrador tenga marcados para recibir siniestros.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al usuario que ha registrado el siniestro.
Cuando lo estime el administrador, a todos los demás usuarios, a través de la aplicación en "Notificaciones" y "Mis incidencias".

Una vez que el siniestro ha sido enviado a los usuarios correspondientes, todos ellos, pueden añadir comentarios, vídeos, fotografías o documentos del siniestro. Estas actualizaciones del siniestro, serán enviadas a todos los implicados a través de la app (excepto a la compañía de seguros, que las recibirá siempre por correo electrónico).

Cuando el siniestro se haya resuelto, la compañía, el administrador o cualquier usuario puede cerrarlo.

Para cerrarlo, siempre hay que añadir un comentario con el motivo del cierre.

Nada más enviar el siniestro, aparecen en la pantalla del usuario que ha registrado el siniestro, los datos de la compañía de seguros (nombre, teléfono y número de póliza) por si el siniestro necesita intervención urgente y es mejor llamar por teléfono para asegurarse de que el siniestro está cursado (sobre todo fines de semana y festivos).

Cuando se pulsa "Aceptar" la solicitud se manda:

Por correo electrónico y a través de la aplicación, al administrador.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al usuario que ha registrado la solicitud.

Cuando un usuario pulsa sobre el botón "Consultas" dentro del menú incidencias, aparece una pantalla con tres opciones "Administración", "Junta de Gobierno" y "Mantenimiento".

Consultas a administración se envían:

Por correo electrónico y a través de la aplicación, a la persona elegida para consulta entre el personal de administración que ha puesto el administrador a disposición de los usuarios.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al administrador y a todos los usuarios que estén marcados para recibir consultas como usuarios-administradores.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al usuario que ha registrado la consulta.

Consultas a junta de gobierno se envían:

Por correo electrónico y a través de la aplicación, a la persona elegida para consulta entre los miembros de la junta que ha puesto el administrador a disposición de los usuarios.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al administrador y a todos los usuarios que estén marcados para recibir consultas como usuarios-administradores.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al usuario que ha registrado la consulta.

Consultas a mantenimiento se envían:

Por correo electrónico y a través de la aplicación, a la persona elegida para consulta entre los empleados de la comunidad que ha puesto el administrador a disposición de los usuarios.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al administrador y a todos los usuarios que estén marcados para recibir consultas como usuarios-administradores.
Por correo electrónico y a través de la aplicación, al usuario que ha registrado la consulta.

2.3.3. Consulta de incidencias en la app

Cuando un usuario pulsa sobre el botón "Incidencias" del menú inicial, se abre una pantalla con botones de acceso a los diferentes tipos de incidencia que el usuario puede notificar. Sobre estos botones aparece un botón "Mis incidencias", junto al cual, hay un número en rojo que indica el número de incidencias no leídas por el usuario.

Si se pulsa sobre "Mis incidencias" aparece una pantalla con una vista rápida de las incidencias de la comunidad y acceso a ver el detalle de las incidencias en particular.

En la parte superior existe un buscador de incidencias.

Si se abre el detalle de una incidencia, el usuario puede añadir comentarios, imágenes o documentos relativos a la incidencia, y éstos serán replicados a todos los interesados.

Si algún otro implicado en la incidencia hace alguna modificación, la incidencia del usuario se pondrá nuevamente en el estado "No leída" y recibirá una notificación en la app para informarle que hay cambios en la incidencia.

Desde la pantalla de vista rápida de incidencias, arrastrando la flecha hacia la izquierda, el usuario tiene las opciones de volver a marcar como no leída, cerrar o archivar la incidencia.

Sólo el usuario que ha registrado la incidencia puede cancelarla.

2.4. Gestión del proveedor en la incidencia

Cuando se crea una incidencia por el administrador o por un usuario, el proveedor recibe un correo electrónico con la siguiente información: Los datos de la comunidad, del administrador, del usuario que realizó el registro y un detalle con la descripción de la avería o siniestro (según el caso).

Además en el correo se incluye un enlace para ir al detalle de la incidencia.

2.4.1. Formulario proveedor

Cuando el proveedor pulsa sobre el enlace del correo que recibe cuando se genera una avería o siniestro, se abre un formulario con los detalles de la incidencia.

Este formulario permite al proveedor actualizar la incidencia poniendo comentarios, adjuntando documentos o cambiándola de estado.

La actualización será replicada a todos los implicados en la incidencia.

Además, la actualización del formulario se reflejará automáticamente en la web.

2.5. Calidad de los datos

En la tabla de la página principal de incidencias, en el campo "Estado" aparece un semáforo (rojo, amarillo o verde) indicando el estado de la incidencia. También existe un semáforo en la página detalle de la incidencia.

Si está rojo o amarillo, y poniendo el cursor sobre el semáforo, sale un mensaje con el motivo o motivos por los que ese semáforo no sale verde. Así, puede verse fácilmente si los datos de esa incidencia son correctos, o no, para que el sistema funcione perfectamente.

2.6. Cambio de administrador

Si un administrador da de baja una comunidad de la plataforma C365, los datos de las incidencias se conservarán como histórico para su posterior reutilización, en caso en que dicha comunidad sea dada de alta por otro administrador colegiado.

Las incidencias activas en el momento en que un administrador cause baja en una comunidad quedarán bloqueadas, lo que afectará a los proveedores que están prestando sus servicios en la comunidad.

Sin embargo, si el administrador borra las incidencias antes de desactivar la aplicación, el histórico no se conservará en la aplicación de los usuarios y quedará en un estado opaco para el nuevo administrador en la plataforma web.

Hasta la llegada del nuevo administrador a la comunidad, los usuarios no podrán acceder a la app, hasta que la comunidad esté activada en el nuevo despacho.

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