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Documentación
Documentación
0. Introducción
0. Introducción
El objeto del presente documento es detallar los principales procesos en cuanto a la gestión de documentación dentro de la plataforma C365.
Con la gestión de la documentación, el administrador cuenta con un repositorio donde puede crear una estructura de carpetas para poner documentos a disposición de los propietarios de la comunidad, en tiempo real y arrastrándolos desde su escritorio.
El administrador puede crear en cada comunidad la estructura de carpetas que crea conveniente, e incorporar los documentos que quiera tener a disposición de los usuarios.
Los usuarios mediante la app tienen acceso desde el móvil a la misma estructura de carpetas que tiene el administrador en la web para su comunidad.
Existe la posibilidad de poder ocultar carpetas para determinados usuarios a través del sistema de roles. Además desde la herramienta web se pueden enviar avisos a los móviles de los usuarios incluyendo la documentación asociada que deseen.
1. Acceso a documentación
1. Acceso a documentación
1.1. Desde la herramienta web
1.1. Desde la herramienta web
El acceso al menú Documentación se realiza a través de un botón existente en la ventana detalle de cada comunidad.
Cuando el administrador entra en el menú Documentación accede a una ventana donde tiene la relación de carpetas definidas para esa comunidad.
Ruta: Inicio / Comunidades / Detalle Comunidad / Documentación
1.2. Desde la aplicación móvil
1.2. Desde la aplicación móvil
El acceso de los usuarios de la app al menú Documentación se realiza desde un botón existente en la pantalla inicial de la app. Cuando un usuario pulsa sobre el botón "Documentación" del menú inicial, se abre una pantalla con la estructura de carpetas que tenga definida el administrador para esa comunidad.
El usuario puede consultar documentos y descargárselos.
Pulsa aquí para ver el manual de usuario de la app
2. Carpetas predefinidas
2. Carpetas predefinidas
Cuando el administrador entra por primera vez en el menú Documentación de una comunidad, se encuentra con unas carpetas predefinidas por el sistema. Todas ellas estarán vacías y visibles desde la aplicación móvil.
Estas carpetas son: 01 Información Contable, 02 Actas, 03 Juntas de Gobierno, 04 Lista de Proveedores, 05 Tablón de Anuncios, 06 Comunicados, 07 Contratos de Mantenimiento, 08 Obras y Proyectos, Juntas de Propietarios e Información General.
Las carpetas se pueden modificar, eliminar y crear otra estructura según convenga. (Excepto Juntas de Propietarios e Información General).
3. Gestión carpetas
3. Gestión carpetas
En el menú Documentación, a la derecha de la relación de carpetas de documentos de la comunidad, se puede ver el detalle de la carpeta seleccionada que aparece marcada como "carpeta actual" y acceder a añadir, borrar, modificar y asignar roles a carpetas y subcarpetas.
A la derecha de la pantalla se ve un simulador con la apariencia que tendrá la app en el móvil de los usuarios, de esa comunidad, cuando estén en la pantalla Raíz de documentos o se abran determinadas carpetas.
3.1. Ordenar carpetas
3.1. Ordenar carpetas
Las carpetas se ordenan alfabéticamente por defecto.
Si se quiere que las carpetas aparezcan ordenadas por otro criterio que no sea el alfabético, se recomienda numerarlas antes del nombre y así aparecerán por orden numérico.
Las carpetas aparecerán en la app en el mismo orden que esté definido en la web.
Las carpetas Juntas de Propietarios e Información General, estarán siempre al final de la relación, ya que no pueden borrarse.
3.2. Añadir carpetas en raíz
3.2. Añadir carpetas en raíz
Para añadir una carpeta nueva en el directorio Raíz, se pulsa sobre la palabra Raíz y salen editadas todas las carpetas existentes en ese directorio. Sobre ellas aparece un icono naranja que pulsándolo da opción a poner nombre a la nueva carpeta y a guardar los cambios.
El sistema siempre muestra en la cabecera la "carpeta actual" que está seleccionada.
3.3. Añadir subcarpetas
3.3. Añadir subcarpetas
Para añadir una subcarpeta dentro de una carpeta ya existente, se pulsa sobre esta carpeta, para que salga como "carpeta actual" y aparecerá el icono naranja para dar de alta una subcarpeta dentro.
Pueden crearse tantas subcarpetas como sean necesarias y hacer subcarpetas dentro de las subcarpetas y así sucesivamente.
3.4. Renombrar carpetas
3.4. Renombrar carpetas
Cuando se selecciona una carpeta (tanto del directorio Raíz, como una subcarpeta) como "carpeta actual", el sistema permite cambiar su nombre pulsando sobre el icono verde que sale bajo el texto "carpeta actual: XXX".
3.5. Eliminar carpetas
3.5. Eliminar carpetas
Cuando se selecciona una carpeta (tanto del directorio Raíz, como una subcarpeta) como "carpeta actual", el sistema permite eliminarla pulsando sobre el icono rojo que sale bajo el texto "carpeta actual: XXX".
Hay que tener en cuenta que se elimina la carpeta y todas las subcarpetas y documentos que haya dentro.
3.6. Asignar rol a carpetas
3.6. Asignar rol a carpetas
El sistema permite marcar una carpeta o subcarpeta con uno o varios roles, para que los documentos de esa carpeta sólo sean visibles por los usuarios que tengan asignado el mismo rol.
Los roles pueden asignarse en el detalle "carpeta actual: XXX"
Las carpetas que no tengan ningún rol asignado serán visibles para todos los usuarios.
Si el administrador quiere tener alguna carpeta que no sea visible en la app por ningún vecino, tendrá que asignarle un rol que no tenga ningún vecino (Administración por ejemplo).
Los roles sólo pueden asignarse a carpetas, no a documentos.
4. Gestión documentos
4. Gestión documentos
4.1. Añadir documentos
4.1. Añadir documentos
Para subir archivos a cualquier carpeta o subcarpeta basta con seleccionar como "carpeta actual" la carpeta deseada y arrastrar el documento al Drag & Drop existente debajo del detalle de la carpeta, se pueden subir hasta cinco documentos a la vez arrastrando.
Si se clica sobre el cuadro Drag & Drop, se abre el explorador de archivos del pc y se pueden subir los archivos directamente desde el pc.
4.2. Mover documentos
4.2. Mover documentos
Los documentos pueden moverse de una carpeta a otra simplemente arrastrándolos entre carpetas o subcarpetas desde el árbol de carpetas que se encuentra a la izquierda de la pantalla.
4.3. Modificar nombre del documento
4.3. Modificar nombre del documento
Cuando se selecciona una carpeta (tanto del directorio Raíz, como una subcarpeta) como "carpeta actual", se muestran los iconos de los documentos que contiene esa carpeta en el centro de la pantalla.
El sistema permite cambiar el nombre de los documentos pulsando sobre el el botón "Modificar".
4.4. Descargar documentos
4.4. Descargar documentos
Los archivos pueden descargarse desde los iconos del árbol de carpetas y documentos que se encuentra a la izquierda de la pantalla, poniendo el ratón sobre el icono y pulsando el botón derecho, da opción a "Guardar como...".
Cuando se selecciona una carpeta (tanto del directorio Raíz, como una subcarpeta) como "carpeta actual", se muestran los iconos de los documentos que contiene esa carpeta en el centro de la pantalla. El sistema permite bajarse los documentos pulsando el botón "Descargar".
4.5. Borrar documentos
4.5. Borrar documentos
Cuando se selecciona una carpeta (tanto del directorio Raíz, como una subcarpeta) como "carpeta actual", aparecen en el centro de la pantalla los iconos de los documentos que contiene esa carpeta.
El sistema permite eliminar archivos pulsando el botón "Borrar".
4.6. Buscador de documentos y carpetas
4.6. Buscador de documentos y carpetas
Sobre la estructura Raíz de carpetas existe un buscador que filtra carpetas, subcarpetas y documentos a la vez aunque estas subcarpetas y documentos estén dentro de otras carpetas.
4.7. Propiedad de los documentos
4.7. Propiedad de los documentos
La herramienta C365 incluye una funcionalidad por la que puedes establecer si el propietario de un documento es la comunidad o el administrador.
En el momento en que subes un documento, el sistema te avisa que, por defecto, todos los documentos son de la comunidad, en caso contrario, hay que indicarlo en la opción "Modificar".
El objetivo de establecer esta propiedad es ayudar al administrador a poder realizar un traspaso de la documentación ágil, si llegara el día en que su comunidad cambiara de administrador colegiado.
Con esta situación cuando se ejecutara el traspaso, se haría también a nivel de herramienta, consiguiendo así que el nuevo administrador, cuando diera la comunidad de alta en C365, heredara toda la documentación que se hubiera clasificado como propietaria la Comunidad en el administrador anterior.
Los documentos que no estén marcados como transferibles no se pasarán al siguiente administrador.
5. Envío avisos con documentación
5. Envío avisos con documentación
Desde la gestión de Documentación existe la posibilidad de "enviar aviso" a los usuarios adjuntando archivos o carpeta.
Los usuarios reciben el aviso de que se ha subido un archivo y pueden abrirlo y descargarlo desde la propia aplicación.
Hay dos niveles para enviar avisos, uno a nivel documento y otro a nivel carpeta.
Si un documento está dentro de una carpeta que tiene roles marcados, sólo reciben el aviso los usuarios que tengan esos roles marcados. Si la carpeta no tiene roles marcados, el aviso lo reciben todos los usuarios de la comunidad.
El sistema da la posibilidad de, además del aviso, enviarlo también por email.
Cuando se pulsa “Enviar Aviso”, se abre un diálogo que permite rellenar el título y la descripción del aviso, así como da la posibilidad de añadir un enlace url, con un botón de “Enviar” y otro botón de “Cancelar”.
El botón de “Enviar” no se activa hasta que están rellenos, como mínimo, los campos del título y del mensaje.
El sistema también da la posibilidad de enviar el aviso a través de la plataforma y, a la vez, por email. Por defecto indica la opción NO enviar por email, si se desea, hay que marcar SI.
Una vez enviado el aviso, éste quedará registrado en la Gestión de Notificaciones, donde podrá consultarse el resultado del envío (quién lo ha recibido y quién no...).
6. Carpeta Juntas propietarios
6. Carpeta Juntas propietarios
Una de las carpetas que aparece entre las predefinidas es la de "Juntas de Propietarios", no se puede borrar ni modificar su nombre.
Cada vez que se cree una Junta nueva se creará automáticamente una subcarpeta "Junta XXX" dentro de la carpeta "Juntas de Propietarios" en la gestión de documentos de la comunidad.
En la ventana detalle de las Juntas aparece un botón "Ir a la documentación de la junta" que al pulsarlo lleva a la gestión de Documentación de la comunidad, con la subcarpeta "Junta XXX" abierta, dentro de la carpeta "Juntas de Propietarios". En esta carpeta el administrador subirá todos los documentos referentes a esa junta que quiera que estén a disposición de los usuarios.
Se podrá acceder a estas subcarpetas desde las gestiones de Juntas (a través del botón "Ir a la documentación de la junta") y desde la gestión de Documentación (carpeta Juntas de Propietarios).
7. Carpeta Documentación general
7. Carpeta Documentación general
Puede darse el caso de que un administrador quiera compartir documentación a todas las comunidades de su despacho a la vez.
Para ese supuesto existe un botón "Documentación General" en la gestión del despacho del administrador.
También podrá verse esa carpeta en la relación de carpetas predefinidas de cada comunidad. Esta carpeta no puede borrarse ni modificar su nombre.
Hay que tener en cuenta que esa carpeta es visible para TODAS las comunidades del despacho, de forma que si se sube o se borra un documento de esa carpeta (tanto desde el despacho como desde cualquier comunidad), se subirá o se borrará para TODAS las comunidades del despacho. El sistema dará un mensaje de advertencia y pedirá confirmación de estas acciones.
Los documentos que se suban a esa carpeta serán replicados a todos los usuarios de todas las comunidades de ese despacho.
Todos los usuarios tendrán en la app de su móvil una carpeta Documentación General, además de las que estén definidas en su comunidad.
8. Mi carpeta
8. Mi carpeta
Puede darse el caso de que un administrador quiera enviar documentación confidencial a un sólo usuario.
Para ese supuesto existe en la gestión de Usuarios (tanto en la página principal de usuarios como en el detalle de un usuario) un icono que permite acceder a la carpeta de documentación confidencial.
Si se pulsa ese botón, se crea una carpeta "Mi carpeta" que aparecerá sólo en la app de ese usuario, y el administrador puede adjuntarle la documentación que precise sólo a él.
Esta carpeta funciona igual que el resto, se puede borrar, modificar, crear subcarpetas, enviar avisos.....y no aparecerá en la app del usuario hasta que no se haya creado.
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